4 HÀM NỐI CÁC Ô TRONG EXCEL 2010, 4 HÀM NỐI CHUỖI TRONG EXCEL CỰC HỮU ÍCH

Ghép ký tự trong Excel với hàm CONCATENATE

Nếu bạn đang dùng Excel trong các phiên bản Office từ 2007 trở xuống thì hàm này có tên đầy đủ là CONCATENATE, nhưng trong các phiên bản mới hơn thì nó có dạng rút gọn là CONCAT.

Chúng ta sẽ tìm hiểu cách dùng hàm nối trong Excel qua bài tập ví dụ với yêu cầu như trong hình ảnh dưới đây:

Trong hình ảnh trên các bạn có thể thấy ở hàm CONCATENATE có dấu chấm than thì có nghĩa là hàm này dùng cho các phiên bản cũ, không còn phù hợp với phiên bản mà bạn đang sử dụng.

Ở đây chúng mình sẽ chọn dùng hàm CONCAT phía trên vì nó là hàm dành cho phiên bản mới, nếu bạn dùng phiên bản cũ và ở hàm CONCATENATE không có dấu chấm than thì cứ sử dụng bình thường nhé vì thực chất cách hoạt động của hai hàm giống nhau.

=CONCAT(B13, " “, C13, ” ", D13)

Trong trường hợp các bạn viết một công thức dài hơn thế này thì có thể sữ dụng kỹ thuật xuống dòng trong Excel bằng cách bấm phím tắt là Alt + Enter để phân tách các thành phần của hàm mà không làm thay đổi kết quả nhé.

Kết quả trả về đúng đề bài yêu cầu:

Sử dụng hàm nối chuỗi trong Excel - Hàm TEXTJOIN

Hàm TEXTJOIN thì chỉ có trong Excel thuộc các phiên bản Office gần đây như 2019 hay 365. Cũng như với 2 cách nối chuỗi Excel thì ở đây chúng mình cũng sử dụng bài tập ví dụ để hướng dẫn dùng hàm TEXTJOIN. Đề bài yêu cầu như sau:

Ở các phiên bản mới thì ngay khi bạn nhập từ khóa là TE thì đã thấy gợi ý là hàm TEXT và hàm TEXTJOIN. Nếu Excel trên máy bạn không có hàm TEXTJOIN thì có nghĩa là bạn đang sử dụng phiên bản cũ, hãy update lên bản mới nhất để sử dụng nhé.

Khi đã chọn vào hàm TEXTJOIN, các bạn sẽ thấy phần gợi ý các thành phần nhập vào công thức hàm như sau:

Công thức mà chúng ta sử dụng như sau:

=TEXTJOIN(" ", TRUE, B14, C14, D14)Và đây là kết quả mà chúng ta nhận được:

Qua đây bạn có thể thấy việc sử dụng hàm TEXTJOIN giúp chúng ta ghép nối ký tự trong Excel dễ hơn hẳn việc sử dụng hàm CONCAT.

Kết luận

Hy vọng với 3 cách nối chuỗi trong Excel mà chúng mình giới thiệu, các bạn sẽ có thể dễ dàng ghép nối ký tự trong Excel để phục vụ cho công việc của mình nhé.

Trong bài hướng dẫn này, Học Excel Online sẽ cung cấp cho các bạn những cách thức để có thể nhanh chóng gộp hai hay nhiều ô mà không làm mất dữ liệu trong các ô này trong các phiên bản Excel 2016, 2013, 2010 và những phiên bản cũ hơn nữa.

Trong trang tính Excel, các bạn có thể sẽ phải gộp hai ô hay nhiều ô lại thành một ô lớn, với mục đích hiển thị dữ liệu tốt hơn và điều chỉnh nội dung có cấu trúc gọn gàng hơn. Đôi khi, nội dung trong một ô quá nhiều và bạn quyết định gộp thêm ô trống bên cạnh để có nhiều không gian cho dữ liệu của mình.

Dù lý do là gì, việc gộp ô trong Excel cũng có những khó khăn nhất định vì nếu bạn định gộp nhiều ô có chứa dữ liệu, chức năng gộp ô cơ bản của Excel sẽ chỉ giữ lại dữ liệu của ô đầu tiên bên trái hoặc của ô đầu tiên trên cùng và xóa đi thông tin ở những ô còn lại.

Bạn sẽ tự hỏi, liệu có cách gộp ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu không? Bài viết này sẽ cung cấp những cách làm và giải pháp giúp bạn giải quyết bài toán này một cách dễ dàng và giải pháp này sẽ phù hợp cho mọi phiên bản Excel, từ 2016, 2013 đến 2010 và những phiên bản cũ hơn nữa.

Cách gộp ô trong Excel sử dụng chức năng Merge & Center

Trong ví dụ này, chúng ta có dữ liệu ở ô A2 và bạn muốn gộp ô này với các ô B2 và C2 bên phải để tạo thành 1 ô lớn chứa được toàn bộ thông tin.

Một khi bạn đã click vào Merge & Center, ô được chọn sẽ được gộp với các ô còn lại thành 1 ô và văn bản trong ô sẽ được căn giữa như trong ảnh dưới đây:

Các lựa chọn gộp ô khác trong Excel:

Để lựa chọn các phương pháp gộp ô khác trong Excel, bạn hãy click vào ô mũi tên bên cạnh Merge & Center và chọn xem bạn muốn gộp ô theo cách nào:

Merge Across – gộp nhiều ô được chọn theo từng dòng riêng biệt:

Merge Cells – gộp nhiều ô thành một ô duy nhất mà không căn lề chính giữa cho thông tin trong ô:

Mẹo. Để thay đổi căn lề sau khi gộp ô, bạn chỉ cần chọn ô đã gộp và click vào kiểu căn lề thích hợp trong tab Home > Alignment.

Những trường hợp xảy ra lỗi khi kéo công thức với ô được trộn, gộp

Ví dụ như trong hình trên, chúng ta muốn Filldown công thức từ dòng 2 xuống tới dòng 5, nhưng Excel báo lỗi.

Lỗi này xuất hiện do trong phạm vi vùng sao chép công thức có những ô đang được trộn ô, mà độ lớn các ô trộn lại không giống nhau:

Khi đó chúng ta không thể sao chép công thức (filldown) một cách bình thường được.

Ngoài ra việc trộn ô còn khiến chúng ta gặp lỗi khi muốn sắp xếp dữ liệu:

Cách kéo công thức khi áp dụng chức năng trộn ô

Để khắc phục những lỗi trên, chúng ta có thể làm theo 2 cách sau:

Cách 1: Bỏ chức năng trộn ô trước khi kéo công thức

Cách 2: Loại bỏ các ô bị trộn ở phía dưới rồi kéo công thức từ dòng trên xuống

Cách này thực hiện như sau:

Hy vọng rằng qua bài viết này các bạn sẽ không còn mắc phải lỗi khi kéo công thức trong các ô bị trộn, gộp nữa.

Ngoài ra chúng ta hết sức lưu ý khi sử dụng chức năng trộn ô trong Excel. Nên tránh sử dụng trộn ô trong vùng có thể chứa công thức, hoặc trong vùng cần sắp xếp dữ liệu.

Chức năng gộp ô trong Excel – những hạn chế

Khi sử dụng chức năng này của Excel để gộp ô, bạn nên lưu ý như sau:

1. Hãy chắc chắn rằng tất cả những thông tin bạn muốn xuất hiện trong ô đã gộp sẽ nằm trong ô đầu tiên bên trái của dãy ô được chọn bởi lẽ chỉ có dữ liệu trong ô này là được giữ lại sau khi gộp ô và dữ liệu trong những ô còn lại sẽ bị xóa. Nếu bạn muốn gộp nhiều ô mà không mất dữ liệu, hãy tìm hiểu ở phần sau ở bài viết này nhé.2. Nếu ô Merge & Center có màu xám, có khả năng là những ô bạn chọn đang ở dạng Edit. Hãy nhấn phím Enter để thoát dạng Edit và sau đó thử gộp ô lại.3. Không có một phương pháp gộp ô nào là khả thi khi bạn đang sử dụng bảng Excel. Bạn sẽ phải đổi bảng thành các ô số liệu thông thường trước (chuột phải vào bảng, chọn Table > Convert to Range), sau đó mới tiến hành gộp ô.4. Bạn sẽ không thể chọn lựa riêng các ô đã gộp và ô chưa gộp bằng cách sử dụng các công cụ sẵn có của Excel mà phải thao tác bằng tay đơn thuần.

Trộn ô – Merge Cell – là một trong những chức năng thường xuyên được sử dụng trong Excel. Nó giúp chúng ta có thể trình bày tốt hơn, dễ nhìn hơn với những nội dung lớn, dài hơn 1 ô. Để làm việc này một cách nhanh chóng, có lẽ bạn cần tới phím tắt cho chức năng này. Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu cách gọi phím tắt cho chức năng merge cell trong excel nhé.

Cách gọi phím tắt merge cell trong excel

Nếu bạn lục tìm trong danh sách phím tắt có sẵn của Excel, hẳn bạn sẽ tốn công vô ích bởi không có sẵn phím tắt riêng cho chức năng này. Tuy nhiên Excel hỗ trợ cho chúng ta một tính năng rất hữu ích giúp bạn có thể sử dụng hầu hết các công cụ trên thanh công cụ bằng phím tắt. Đó là sử dụng phím ALT.

Gọi danh sách phím tắt bằng phím Alt

Khi bấm phím ALT trên bàn phím

trên thanh công cụ của Excel sẽ xuất hiện các phím tắt đại diện cho từng thẻ, từng nhóm, từng chức năng:

Gọi phím tắt merge cell

Công cụ Merge cell nằm trong nhóm Alignment, trong thẻ Home. Vì vậy chúng ta sẽ bấm phím H để chọn thẻ Home trước.

Tiếp đó bấm phím M

Danh sách các chức năng có trong Merge & Center sẽ xuất hiện gồm:

Như vậy ta có tổ hợp phím tắt như sau:

Cách gộp các ô trong Excel mà không mất dữ liệu:

Chức năng gộp ô truyền thống của Excel sẽ chỉ giữ lại thông tin/ dữ liệu trong ô trên cùng bên trái trong dãy ô mà bạn đã lựa chọn. Mặc dù Excel đã có nhiều cải tiến trong các phiên bản gần đây, Excel dường như đã bỏ qua vấn đề gộp ô này vì chúng vẫn tồn tại ở các phiên bản Excel 2013 và 2016. Tuy nhiên, luôn có đường vòng để giải quyết bài toán như thế này.

Cách 1. Gộp ô trong một cột (chức năng Justify)

Đây là cách nhanh và dễ dàng để gộp ô trong Excel mà vẫn giữ đầy đủ nội dung trong các ô. Tuy nhiên, nó yêu cầu các ô được gộp phải cùng nằm trong một cột.

Nếu những giá trị được gộp tràn ra các hàng dưới đó, bạn hãy điều chỉnh cho cột rộng hơn và lặp lại quy trình này.

Cách gộp ô này dễ thực hiện nhưng cũng có những nhược điểm như sau:

Cách 2. Gộp nhiều ô mà vẫn giữ nguyên dữ liệu sử dụng công cụ ngoài Merge Cells

Để có thể gộp nhiều ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu, bạn có thể sử dụng công cụ Merge Cells for Excel.

Bằng cách dùng công cụ ngoài này, bạn có thể nhanh chóng gộp nhiều ô chứa bất cứ dữ liệu nào, từ chữ, số, ngày tháng cho đến ký tự đặc biệt. Bạn còn có thể phân tách những thông tin sau khi gộp bằng những ký hiệu như dấu phẩy, khoảng cách, dấu gạch chéo hay dấu gạch ngang.

Để có thể gộp các ô theo đúng cách bạn muốn, bạn hãy tìm hiểu những lựa chọn sau đây nhé:

Ngoài việc gộp các ô, công cụ này còn giúp bạn gộp các cột và hàng một cách nhanh chóng, bạn chỉ cần chọn trong danh sách ở phần “What to merge”.

Công cụ này phù hợp với cả Excel 2016, 2013, 2010, 2007 và 2003.

Cách 3. Dùng chức năng CONCATENATE để gộp nhiều ô:

Những ai đã quen thuộc với các công thức của Excel cơ bản thì sẽ thấy hứng thú với cách gộp ô này. Bạn có thể sử dụng chức năng CONCATENATE để gộp các thông tin vào một ô trước, sau đó mới gộp các ô.

Giả sử bạn muốn gộp ô A2 và B2 trong Excel, cả hai ô này đều chứa dữ liệu. Để không bị mất dữ liệu trong ô thứ 2 khi gộp, bạn hãy gộp dữ liệu của chúng bằng cách sử dụng một trong 2 công thức sau:=CONCATENATE(A2,”, “,B2)

=A2&”, “&B2

Công thức này tuy nhiên sẽ tập hợp các dữ liệu được gộp vào một ô riêng biệt (D2). Nếu bạn cần gộp hai ô (A2 và B2) với thông tin gốc, bạn sẽ cần làm thêm một vài bước sau:

Như vậy, bạn đã có thể gộp nhiều ô trong Excel mà vẫn giữ nguyên dữ liệu, công thức CONCATENATE chỉ dài hơn một chút thôi. Ưu điểm của cách này là bạn có thể phân tách các thông tin được gộp bằng các dấu chỉ trong một công thức duy nhất, ví dụ:=CONCATENATE(A2, “: “, B2, “, “, C2)

Các phím tắt để gộp ô trong Excel

Nếu bạn gộp ô trong Excel hay gộp cột trong excel với cách thông thường, bạn có thể tận dụng những phím tắt dưới đây.

1. Chọn ô bạn muốn gộp.2. Nhấn phím Alt để có thể điều khiển thanh công cụ trên Excel và hãy giữ phím cho đến khi một dãy chữ tắt hiện lên.3. Nhấn phím H để sử dụng tab Home.4. Chọn phím M để sử dụng Merge & Center.5. Nhấn một trong các phím sau đây:– C để gộp và căn lề chính giữa cho các ô– A để gộp các ô theo từng hàng riêng biệt– M để gộp ô mà không căn lề chính giữa

Đầu tiên, việc sử dụng phím tắt có thể khiến bạn thấy bối rối, nhưng chỉ cần luyện tập một chút, bạn sẽ thấy đây là cách để gộp ô nhanh hơn thay vì dùng chuột.

Cách nhanh chóng tìm được các ô đã gộp

Để có thể nhanh chóng tìm ra các ô đã gộp trong trang tính Excel, bạn hãy thực hiện các bước dưới đây:1. Chọn Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace, hoặc chọn Find & Select > Find.2. Ở thanh Find, chọn Options > Format.

3. Ở tab Alignment, bạn hãy tick vào ô Merge Cells ở dưới phần Text Control và nhấn OK.

4. Cuối cùng, bạn hãy chọn Find Next để chọn ô bị gộp gần nhất, hoặc chọn Find All để tìm tất cả các ô bị gộp. Nếu bạn chọn phương pháp sau, Excel sẽ hiển thị danh sách tất cả các ô bị gộp và giúp bạn di chuyển giữa các ô đó bằng cách chọn từng ô trong danh sách này.

Cách tách ô đã gộp trong Excel

Sau khi đã gộp ô, nếu bạn muốn tách chúng ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Z hoặc click vào phím Undo trên thanh Quick Access (chỉ thực hiện được khi bạn tách ô ngay sau khi gộp ô).

Một cách nữa bạn có thể thực hiện là chọn ô đã gộp, vào phần Merge & Center hoặc click vào mũi tên nhỏ ngay cạnh đó và chọn Unmerge Cells:

Các cách thay thế việc gộp ô trong Excel

Việc gộp ô có thể giúp bạn trình bày thông tin trong Excel nhưng cũng có những bất lợi nhất định:

Vì vậy, hãy suy tính kỹ trước khi bạn gộp ô trong Excel và chỉ làm khi bạn thấy thực sự cần thiết.

Nếu bạn muốn gộp những ô có vị trí ở giữa trang tính Excel, bạn có thể sử dụng chức năng Center Across Selection để thay thế:

Kết quả sẽ hiển thị như sau, có thể thấy trông chúng không khác gì là hai ô đã bị gộp:

Nhưng thực tế, chúng ta vẫn có thể chọn ô B4 và C4 một cách riêng biệt:

Trên đây là những cách bạn có thể sử dụng để gộp các ô trong Excel và cách thực hiện để không làm mất dữ liệu trong các ô. Hy vọng chúng sẽ hữu ích cho công việc của bạn với Excel. Cảm ơn bạn đã dành thời gian và hẹn gặp bạn trong các bài viết tiếp theo.