Word cho Microsoft 365 Access cho Microsoft 365 d&#x
E0;nh cho m&#x
E1;y Mac Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2019 for Mac Word 2016 Word 2016 for Mac Word 2013 Word 2010 Xem th&#x
EA;m...Ẩn bớt

Trước khi bạn bắt đầu, hãy mở một tài liệu Word trống và nhập nội dung của thư email bạn muốn gửi.

Bạn đang xem: Gửi mail hàng loạt bằng excel

Để gửi email, cần cài đặt một chương trình email tương thích MAPI như Outlook Gmail hoặc Gmail.

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu chính của bạn

Đi tới Gửi thư > Đầu phối thư > gửi email.

*

Bước 2: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Mẹo

Nếu không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quy trình phối thư.

Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook của mình, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn và các phiên bản giống như Word.


Bước 3: Liên kết danh sách gửi thư của bạn với thư email

Đảm bảo nguồn dữ liệu của bạn có một cột cho địa chỉ email và có địa chỉ email cho tất cả mọi người mà bạn đang gửi email đến.

Đi tới gửi thư > Chọn Người nhận.

Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn cần chỉnh sửa, sắp xếp hoặc lọc danh sách gửi thư của mình, hãy xem mục Phối thư: Chỉnh sửa người nhận.


Bước 4: Thêm nội dung cá nhân hóa vào thư email

Đi tới Gửi >Dòng Lời chào.

Chọn định dạng bạn muốn sử dụng.

Chọn OK để chèn trường phối.

Chọn Tệp > Lưu .

Bạn có thể thêm các trường khác từ nguồn dữ liệu vào thư email của mình. Để biết thêm thông tin, xem mục Chèn trường phối thư.


Lưu ý: Bạn sẽ cần định dạng email của mình bằng cách thủ công sau khi chèn trường.


Nếu bất kỳ phần nào của địa chỉ hoặc các trường khác bị thiếu, hãy xem mục Phối thư: Khớp trường để khắc phục.

Để thay đổi phông chữ, kích cỡ hoặc dãn cách nội dung được phối, hãy chọn tên trường phối và thực hiện thay đổi bạn muốn.


Bước 5: Xem trước và hoàn tất

Chọn Xem trước Kếtquả , rồi chọn Tiếp theo

*
hoặc
*
Trước để xem tên và địa chỉ trong nội dung thư của bạn.

*

Chọn Hoàn tất & Phối > Gửi Thư Email.

*

Trong hộp Đến, chọn cột hoặc trường địa chỉ email từ danh sách gửi thư của bạn.


Lưu ý:  Word sẽ gửi từng thư tới từng địa chỉ email. Bạn không thể Cc hoặc Bcc người nhận khác. Bạn có thể bao gồm các nối kết, nhưng bạn không thể thêm phần đính kèm vào email.


Trong hộp Dòng chủ đề, nhập dòng chủ đề cho thư.

Trong hộp Định dạng thư, chọn HTML (thiết đặt mặc định) hoặc Văn bản thuần để gửi tài liệu dưới dạng nội dung thư email.

Trong Gửi bản ghi,sử dụng một trong các cách sau:

Tất cả bản ghi (mặc định).

Bản ghi hiện tại chỉ có thể xem bản ghi trên màn hình của bạn được gửi thư.

TừTới chỉ gửi một phạm vi bản ghi.

Chọn OK để chạy phối thư.


Bước 6: Lưu thư được cá nhân hóa

Đi tới Tệp > Lưu. Khi lưu tài liệu chính, bạn cũng lưu kết nối của tài liệu đó đến nguồn dữ liệu. Để tái sử dụng, hãy mở tài liệu và trả lời Có khi được nhắc duy trì kết nối đến nguồn dữ liệu.


Trước khi bạn bắt đầu, hãy mở một tài liệu Word trống và nhập nội dung của thư email bạn muốn gửi.

Để gửi email, cần cài đặt một chương trình email tương thích MAPI như Outlook Gmail hoặc Gmail.

Bước 1: Tạo một tài liệu chính trong Word

Đi tới Gửi thư > đầu Phối Thư >email.

*

Trong Word, nhập thông điệp email bạn muốn gửi.

Bước 2: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Mẹo

Nếu không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quy trình phối thư.

Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook của mình, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn và cùng là phiên bản Word.


Bước 3: Liên kết danh sách gửi thư của bạn với thư email

Đảm bảo nguồn dữ liệu của bạn có một cột cho địa chỉ email và có địa chỉ email cho tất cả mọi người mà bạn đang gửi email đến.

Đi tới gửi thư > Chọn Người nhận.

Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn cần chỉnh sửa, sắp xếp hoặc lọc danh sách gửi thư của mình, hãy xem mục Phối thư: Chỉnh sửa người nhận.


Bước 4: Thêm và định dạng trường phối

Đi đến mục Gửi > Chèn Trường Phối, rồi chọn các trường cần thêm.

*

Trong tài liệu chính của bạn, hãy chọn Kéo trường vào hộp này hoặc nhậpvăn bản , rồi bấm hoặc gõ nhẹ vào văn bản để loại bỏ.

Thêm và định dạng những trường bạn muốn đưa vào thư email, rồi chọn OK.


Bước 5: Xem trước và gửi thư email

Đi tới Gửi thư > Xem trước Kết quả để xem diện tích của thư email.

*

Sử dụng các nút mũi tên trái và phải trên tab Gửi thư để cuộn qua từng thư email.

Chọn Xem trước kết quả lần nữa để thêm hoặc loại bỏ trường phối.

Khi đã sẵn sàng, hãy đi > Kết & Phối > phối vào Email.

Phối vào email không sẵn dùng nếu bạn chưa chọn chương trình email mặc định.

Chọn trường Đến phối, chủ đề và gửi dưới dạng văn bản, HTML hay dưới dạng tệp đính kèm. Khi bạn gửi dưới dạng tệp đính kèm, email không có thân văn bản nhưng thư sẽ được gửi dưới dạng tài liệu đính kèm.

Chọn Phối Thư vào Hộp thư đi.


*
*
*

Bạn cần thêm trợ giúp?


Bạn muốn xem các tùy chọn khác?


Khám phá Cộng đồng Liên hệ Chúng tôi

Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.


Lợi ích đăng ký Microsoft 365


*

Nội dung đào tạo về Microsoft 365


*

Bảo mật Microsoft


*

Trung tâm trợ năng


Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.


*

Hỏi Cộng đồng Microsoft


*

Cộng đồng Kỹ thuật Microsoft


*

Người dùng Nội bộ Windows


Người dùng nội bộ Microsoft 365


Tìm giải pháp cho các sự cố thường gặp hoặc nhận trợ giúp từ nhân viên hỗ trợ.


*

Hỗ trợ trực tuyến


Thông tin này có hữu ích không?



Không
Cảm ơn! Có phản hồi nào nữa không? (Bạn càng cho biết nhiều thông tin, chúng tôi càng hỗ trợ bạn được tốt hơn.)Bạn có thể giúp chúng tôi cải thiện không? (Bạn càng cho biết nhiều thông tin, chúng tôi càng hỗ trợ bạn được tốt hơn.)
Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?
Đã giải quyết vấn đề của tôi
Hướng dẫn Rõ ràng
Dễ theo dõi
Không có thuật ngữ
Hình ảnh có ích
Chất lượng dịch thuật
Không khớp với màn hình của tôi
Hướng dẫn không chính xác
Quá kỹ thuật
Không đủ thông tin
Không đủ hình ảnh
Chất lượng dịch thuật
Bất kỳ thông tin phản hồi bổ sung? (Không bắt buộc)
Gửi phản hồi

Cảm ơn phản hồi của bạn!


×
Nội dung mới
Microsoft Store
Giáo dục
Doanh nghiệp
Developer & IT
Công ty
Tiếng Việt (Việt Nam) Biểu tượng Không tham gia Đạo luật Quyền riêng tư của người tiêu dùng tại California (CCPA) Các lựa chọn về quyền riêng tư của bạn Biểu tượng Không tham gia Đạo luật Quyền riêng tư của người tiêu dùng tại California (CCPA) Các lựa chọn về quyền riêng tư của bạn © Microsoft 2023

Trong bài viết này, cdvhnghean.edu.vn sẽ hướng dẫn cho bạn tổng quan về đặc tính này và hướng dẫn sử dụng Mail Merge theo từng bước. Hãy cùng theo dõi để biết cách sử dụng tính năng cực kỳ hay này trong bài học Excel này nhé!

Mail Merge là một công cụ vô cùng hay giúp bạn tiết kiệm thời gian khi có một lượng lớn dữ liệu phải chuyển từ Excel sang Word.Mail Mergegiúp bạn nhanh chóng tạo ra hàng loạt file trên Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn có trong trang tính Excel. Công cụ này rất cần thiết cho các bạn kế toán hay nhân sự cần in tem nhãn, phiếu lương hay thư mời hàng loạt.


XEM NHANH MỤC LỤC


Chuẩn bị dữ liệu Excel cho Mail Merge

Khi bạn mail merge, tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word sẽ lấy các thông tin như tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.

Vì vậy, trước khi bắt đầu thực hiện, Bạn hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn cần phải thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước khi trộn thư.

Ngoài ra, bạn cần kiểm tra các thông tin quan trọng sau:

Các cột trong trang tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn rằng bạn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột vùng miền và thành phố riêng biệt.\Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Bạn cần kiểm tra kỹ định dạng ngày theo dd/mm/yyy để khi trộn thư thứ tự ngày tháng không bị nhảy sang mm/dd/yy.Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Hướng dẫn 4 cách copy bảng từ Excel sang Word đơn giản nhất

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge trong Word

Hướng dẫn Mail Merge từ Excel sang Word

Sau khi bạn hoàn thành và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Word 2010, tương tự cho Word 2013.

Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới.Chọn loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.
*
Chọn người nhận. Trong thẻ Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

*
Kết nối trang tính Excel và bản Word. Bằng việc thiết lập kết nối giữa Excel và Word, hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu trộn thư sẽ được tự động cập nhật mỗi lần bạn thay đổi dữ liệu người nhận trên tệp Excel.

Trong hộp thoại Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp Open. Nếu Word yêu cầu bạn chọn từ bảng, hãy chọn và nhấp OK.

*
Nếu bạn chỉ muốn thêm một số người nhận từ bảng tính Excel, nhấp nút Edit Recipient List trong nhóm Start Mail Merge.
*

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc loại bỏ người nhận từ trộn thư.

*

Chú ý:Bạn cũng có thể sắp xếp, lọc danh sách người nhận và xác nhận địa chỉ email bằng cách nhấp vào tùy chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành danh sách người nhận và sẵn sang điền chúng vào thư. Gõ thư mẫu vào Word hoặc sao chép/dán từ một nguồn khác.

Thêm chỗ điền. Bạn cần xác định vị trí điền địa chỉ Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write & Insert Fields trong thẻ Mailings.
*

Tùy theo vị trí cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn bạn muốn, xác nhận kết quả dưới phần và nhấn OK. Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để chuyển sang phần xem trước của người nhận trước/sau.

*

Sau khi hoàn thành, vị trí cần điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như trong hình dưới đây:

*

Đối với một vài lá thư, chỉ cần thêm Address BlockGreeting Line là đủ. Khi bức thư được in ra, tất cả các bản sao sẽ giống hệt nhau ngoại trừ tên và địa chỉ của người nhận.

Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đặt dữ liệu của người nhận vào nội dung thư để tùy chỉnh chúng theo cá nhân. Để thực hiện việc này, nhấp Insert Merge Field và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách tùy chọn.

*
Xem trước lá thư. Chắc chắn rằng dữ liệu người nhận xuất hiện chính xác trong lá thư, nhấn nút Preview Results trên thẻ Mailing.
*

Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để xem mỗi lá thư chứa dữ liệu người nhận.

*
Hoàn tất trộn thư. Khi đã hài lòng, nhấn nút Finish & Merge trong nhóm Finish để chọn in thư hoặc gửi mail chúng.
*

Nếu bạn muốn chỉnh sửa vài thứ trước khi in hoặc gửi email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một cửa sổ mới sẽ mở ra và bạn có thể thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.

Sao lưu văn bản trộn thư. Bạn sao lưu tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng cách nhấn nút Save hoặc nhấn phím Ctrl +S.

Một khi đã sao lưu, tệp sẽ luôn kết nối với danh sách trong Excel. Khi bạn muốn sử dụng văn bản trộn thư lần nữa, mở nó ra và nhấn Yes khi Word yêu cầu bạn tiếp tục kết nối.

*

Ngoài tùy chọn Mail Merge trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng cung cấp tính năng tương tự trong Mail Merge Wizard.

Bạn có thể vào thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…

*

Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên phải bàn hình và hướng dẫn bạn trộn thư theo từng bước.

*

Cách trộn thư với ngày tháng, tiền tệ và các loại số khác

Khi trộn thư, bạn cần chú ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ và số. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng những giá trị như vậy.

Định dạng Zip Codes và các giá trị khác chứa số 0 trong Excel:

Để không làm mất số 0 đứng đầu khi trộn thư, bạn chỉ cần định dạng cột ZIP code thành dạng text trong Excel.

Chọn cột ZIP code, nhấp phải, chọn Format Cells… từ danh sách tùy chọn.
*
Trong thẻ Number, chọn Text và nhấn OK.
*

Trộn thư với ngày tháng và số bằng Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel chứa ngày tháng, số thập phân, đơn vị tiền tệ, bạn có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo rằng các giá trị này được định dạng đúng sau khi trộn thư.

Vào File > Options > Advanced.Lăn thanh cuốn xuống phần General, đánh dấu chọn Confirm file format conversion on open và nhấn OK.
*

Bắt đầu trộn thư như đã hướng dẫn ở phần trước.

Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn có thể nhận được một vài yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác biệt duy nhất do với trộn thư thông thường là chọn nguồn dữ liệu, tiến hành theo các bước sau.

Khi chọn người nhận, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List như thông thường.Dò tìm trên trang tính, nhấn đúp chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) và nhấn OK.

*

Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn Select All ở góc dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.
*

Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.

Chú ý. Phòng ngừa những thông báo hiển thị mỗi lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối với danh sách thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}.Thêm một trong những mã hình trong các bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm \# $,0 và mã sau sẽ hiển thị: {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0}Nhấn F9 để cập nhận vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để xem kết quả.

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
\# 0{MERGEFIELD CURRENCY\# 0}3000Làm tròn số
\# ,0{MERGEFIELD CURRENCY\# ,0}3,000Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
\# ,0.00{MERGEFIELD CURRENCY\# ,0.00}3,000.00Số chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
\# $,0{MERGEFIELD CURRENCY\# $,0}$3,000Làm tròn đô la và dấu phẩy phân cách phần ngàn
\# $,0.00{MERGEFIELD CURRENCY\# $,0.00}$3,000.00Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
\# “$,0.00;($,0.00);’-‘”{MERGEFIELD CURRENCY\# “$,0.00;($,0.00);’-‘”}($3,000.00)Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc có nghĩa là số âm và một dấu gạch nối cho giá trị 0
\# 0.00%{MERGEFIELD PERCENT\# 0.00%}1.00%Phần trăm chứa hai chữ số thập phân
\# 0%{MERGEFIELD PERCENT\# 0%}1%Làm tròn phần trăm

Chú ý.

Xem thêm: Danh Sách 3 Phần Mềm Đặt Tên Con Gái Theo Tên Bố Mẹ

Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.