Xếp lịch làm việc cho nhân viên <1>
Trong bài viết này Teamcrop sẽ hướng dẫn bạn cách xếp lịch làm việc cho nhân viên trong công ty theo từng trụ sở làm việc:
Tải miễn phí mẫu lịch làm việc của nhân viên chia theo ngày, tuần <2>
Khi lập mẫu lịch làm việc cho của nhân viên, bạn có thể suy xét đến thời gian dài, ngắn khác nhau. Khi bạn đã lập mẫu lịch làm việc cho của nhân viên và phân chia công việc cho họ thì đồng nghĩa với việc họ sẽ là những người cần tiến hành và tìm ra biện pháp giải quyết khó khăn nếu có. Nếu đã cần làm mẫu lịch làm việc cho của nhân viên thì chứng tỏ là bạn đang quản lý 1 nhóm nhân viên.
Bạn đang xem: Cách chia lịch làm việc cho nhân viên
Sau đây, Jobs
GO sẽ bật mí cho bạn 1 số bí quyết để có thể sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên đơn giản, hiệu quả. Trên đây là 1 số bí quyết lập mẫu lịch làm việc cho của nhân viên mà bạn cần lưu ý để công việc tiến hành hiệu quả.
Lịch ca hàng tuần của nhân viên <3>
Lên lịch làm việc của công ty với mẫu lịch ca của nhân viên có thể truy nhập này, bao gồm các ca 8 giờ cho 6 nhân viên trong 7 ngày.
10+ phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên phổ biến nhất <4>
Với các phần mềm sắp xếp lịch làm việc này bạn có thể vận dụng cho toàn bộ nhân viên trong công ty, để không ai bị bỡ lỡ những đầu việc quan trọng. Deputy là một phần mềm sắp xếp lịch làm việc để lập kế hoạch cho nhân viên, chấm công và quản lý thông tin liên lạc.
e
Resource Scheduler là phần mềm sắp xếp lịch làm việc đơn giản và linh hoạt, là công cụ tốt nhất để lên lịch cho nhân viên văn phòng. Trên là top các phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên phổ biến hiện nay không chỉ được các doanh nghiệp áp dụng mà các bạn làm freelancer cũng sử dụng khá nhiều.
Phần Mềm Xếp Lịch Làm Việc <5>
Ngoài việc xếp lịch cho nhân viên một cách nhanh chóng, phần mềm quản lý tiến độ công việc hiện nay còn tích hợp nhiều module hữu ích khác mang đến nhiều lợi ích cho nhà quản lý như: kiểm soát khối lượng làm việc của một nhân viên, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể biết được người quản lý đã thực hiện nhiệm vụ phân việc của mình tốt chưa. Phần mềm xếp lịch làm việc hiện là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng để rút ngắn thời gian, chi phí trong việc chia ca làm việc cho từng nhân sự. Nếu bạn mệt mỏi, đau đầu với các vấn đề về phân chia ca làm việc, chấm công cho nhân viên mỗi ngày thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay về phần mềm xếp lịch làm việc nhanh chóng, tiện lợi.
Nếu như trước kia, bộ phận quản lý hay nhân sự thường phải tốn nhiều thời gian, công sức trong việc sắp xếp lịch, ca làm việc cho mỗi nhân sự trong công ty, đặc biệt ở những mô hình nhân sự phức tạp, chia nhiều ca kíp như doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp kinh doanh theo chuỗi. Chỉ cần những thao tác đơn giản, trưởng phòng hoặc nhân sự đều có thể tạo ca làm việc cho hàng trăm, hàng nghìn nhân viên một cách dễ dàng dù ở bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào.
Xếp lịch làm việc theo ca là hình thức quản lý không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất. Vậy làm thế nào để phân bổ lịch hợp lý và quản trị nhân sự theo ca hiệu quả?
Tầm quan trọng của xếp lịch làm việc theo ca
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nhân viên thường không làm việc cố định từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Thay vào đó, họ lựa chọn làm việc theo ca sáng, chiều hoặc tối. Mỗi ca có thời gian làm việc từ 6 – 8 tiếng.
Có thể thấy, công tác phân bổ lịch làm việc giúp điều phối nhân sự nhanh chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó, nhân viên cũng chủ động nắm được thời gian làm việc của mình.
Một số lợi ích dễ thấy của xếp lịch làm việc theo ca hợp lý như:
Có cái nhìn tổng quan về số lượng người làm và chất lượng công việc của ngày hôm đó ra sao.Tra cứu và khai thác lịch làm việc của từng người một cách dễ dàng.Khắc phục và xử lý các tình huống không mong muốn xảy ra.7 nguyên tắc trong xếp lịch làm việc theo ca
Để có thể tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp thì đây là 7 gợi ý dành cho bạn.
1. Lên lịch làm việc ít nhất 3 tuần
Khoảng cách 3 tuần là thời gian hợp lý để bạn bắt đầu lên kế hoạch cho một tuần làm việc mới. Nếu như bạn bắt đầu lên lịch làm vào phút cuối thì không chỉ tạo áp lực cho chính mình mà còn khiến nhân viên cảm thấy hoang mang.
Bởi vì, nhân viên nên được biết trước lịch làm việc của mình để sắp xếp kế hoạch riêng như xin nghỉ phép hoặc đổi ca. Do đó, hãy lên trước lịch làm việc trong một khoảng thời gian cố định để đem lại hiệu quả cho cả hai bên.
2. Xem xét kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên
Xem xét các yếu tố về kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên là yếu tố cần thiết trong thời gian xếp lịch làm. Trong một ca làm, bạn cần cân bằng giữa người có kỹ năng tốt và người chưa có đủ kỹ năng làm việc. Điều này giúp cho hiệu suất của ca làm đạt được hiệu quả tốt nhất.
Trong trường hợp xảy ra bất cứ vấn đề gì, thì bạn cũng không cần quá lo lắng cho nhân sự của mình.
3. Lập danh sách nhân viên dự phòng
Lên danh sách số lượng nhân viên dự phòng từ 5 – 10% tổng số người trong ca làm. Điều này nhằm phòng trừ các trường hợp như nhân viên có việc đột xuất không thể xin nghỉ, đổi ca không thành công hay bất kỳ một vấn đề gì.
Trường hợp này rất ít khi xảy ra, nhưng chúng ta dường như không lường trước được bất kỳ tình huống nào. Do đó, xây dựng một phương án dự phòng giúp bạn linh hoạt xử lý hơn để đảm bảo hiệu quả làm việc.
4. Liệt kê và phân bổ nhiệm vụ
Phân bổ nhiệm vụ rõ ràng khi lên lịch làm việc giúp nhân viên nhận thức rõ vai trò của mình trong ca làm hôm đó. Bên cạnh đó, nếu như họ cảm thấy không đảm nhận được vị trí thì nhân viên sẽ chủ động đổi ca làm cho người phù hợp hơn.
Không chỉ vậy, liệt kê nhiệm vụ từng người còn giúp bạn có cái nhìn bao quát về tình hình làm việc trong một ca.
5. Tôn trọng yêu cầu của nhân viên
Với số lượng nhân sự lớn, việc nhân sự có những yêu cầu thay đổi ca làm, đổi người hoặc xin nghỉ là điều dễ thấy. Việc xem xét một cách cẩn thận các yêu cầu này có tác động tích cực đến mối quan hệ giữa cấp trên và nhân viên cấp dưới.
6. Quan tâm đến việc lựa chọn của nhân viên
Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái, có tinh thần làm việc hơn khi được chủ động lựa chọn vị trí và thời gian làm việc. Do đó, hãy quan tâm đến yêu cầu trong đội ngũ nhân viên của mình.
Tuy nhiên, bạn cũng phải thông báo với nhân sự rằng không phải 100% ca làm sẽ được sắp xếp phù hợp với lựa chọn của họ. Nhưng hãy cố gắng để sắp xếp lịch làm việc tương xứng với năng lực của nhân viên.
7. Sử dụng công cụ hỗ trợ
Có thể thấy, đặc thù ca làm việc tính theo tiếng thường gây khó khăn cho quá trình quản lý thời gian đi làm, số giờ đi muộn hay về sớm của nhân sự.
Bên cạnh đó, sử dụng các thiết bị chấm công truyền thống không còn phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Bởi lẽ, các máy chấm công thường xuất hiện lỗi như không nhận vân tay, đầy dữ liệu hoặc đồng bộ dữ liệu lâu.
Xem thêm: 55 Lời Cảm Ơn Bằng Tiếng Anh Em Đã Sống Vì Mình, Đời Là Thế Thôi 2
Do đó, phần mềm quản lý chấm công online đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Trong đó, không thể không nhắc tới hệ thống quản lý chấm công trực tuyến Happy Time với nhiều ưu điểm nổi trội như:
Quản lý chấm công thông minh ngay trên thiết bị di động bằng hệ thống wifi nội bộTạo lập và quản lý đơn từ online
Cho phép đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công nhanh chóng lên hệ thống
Dễ dàng tổng hợp và xuất file excel
Kết luận
Trên đây là 7 nguyên tắc giúp nhà quản lý xếp lịch làm việc theo ca cho nhân viên một cách hiệu quả. Hy vọng bạn đọc đã tìm được thông tin bổ ích và thú vị với thông tin chia sẻ trên đây!
| Happy Time tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần Top CV Việt Nam. Với Happy Time, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng Happy Time còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
