Trong từng doanh nghiệp, lưu trữ và quản lý hồ sơ nội bộ là công tác rất cần được kiểm soát ngặt nghèo nhằm chống tránh nguy hại thất thoát, thất thoát những thông tin dữ liệu quan trọng. Hiện nay nay, nhiều doanh nghiệp đã ban đầu áp dụng phần mềm cai quản hồ sơ miễn phí vào quy trình thống trị hồ sơ nhằm số hóa tài liệu và nâng cao tính bảo mật. Để giúp những doanh nghiệp tuyển lựa được phần mềm phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu, 1Office đang review cụ thể ưu điểm yếu của 10 phần mềm cai quản hồ sơ tàng trữ miễn phí thịnh hành trên thị trường hiện nay.
Bạn đang xem: Phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn phí
Mục lục
III. đứng đầu 10 phần mềm cai quản hồ sơ miễn phí cực tốt cho doanh nghiệpI. Những khó khăn trong công tác làm chủ lưu trữ hồ sơ truyền thống
Trong vượt trình buổi giao lưu của doanh nghiệp, mỗi nhiệm vụ và quá trình sẽ phát xuất hiện nhiều các loại hồ sơ, sách vở khác nhau. Hồ sơ chính là căn cứ pháp lý ghi lại mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi, điều hành và kiểm soát và đánh giá tiến độ, thực trạng công việc. Tuy nhiên, “tuổi đời” của khách hàng ngày càng tốt thì đồng nghĩa với việc số lượng hồ sơ lưu trữ ngày càng nhiều, hoàn toàn có thể lên tới sản phẩm trăm, hàng ngàn tài liệu trong tầm vài năm. Lúc đó, các phương pháp lưu trữ và làm chủ hồ sơ truyền thống lâu đời sẽ trở cần “cồng kềnh” và bộc lộ rõ những nhược điểm như:
Gây trở ngại và mất thời gian trong việc tìm kiếm kiếm, truy tìm xuất hồ nước sơPhải chi ra một khoản phí mập cho công sở phẩm thời hạn với sản phẩm loạt ngân sách in ấn, giấy tờ, tủ chứa,…Dễ xẩy ra tình trạng thất lạc tài liệu, gây ngăn cách quy trình quản lý của doanh nghiệp
Giảm năng suất của nhân sự vì phải tiến hành công tác biên soạn thảo, giữ trữ, làm chủ và luân chuyển hồ sơ thủ công
II. Tính năng của phần mềm làm chủ hồ sơ miễn phí
Với sự phát triển của khoa học technology cùng xu thế số hóa tài liệu, những phần mềm quản lý hồ sơ tư liệu miễn phí thành lập và hoạt động và trở thành công cụ đắc lực cung ứng các doanh nghiệp xây đắp văn phòng số. Những thiên tài chính của phần mềm cai quản hồ sơ doanh nghiệp lớn bao gồm:
Đối với cai quản lý
Tiết kiệm về tối đa giá cả lưu trữ, cai quản hồ sơ mang lại doanh nghiệpGiúp kiểm soát, theo dõi và phê chu đáo hồ sơ từ bỏ xa trên hệ thống
Phân quyền cai quản hồ sơ cụ thể tới từng cá nhân, phòng ban
Bảo mật tài liệu hồ sơ cho doanh nghiệp tuyệt đối, tránh nguy cơ tiềm ẩn bị rò rỉ, thất thoát thông tin
Đối với nhân viên
Truy cập và chia sẻ hồ sơ trong nội cỗ doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóngCung cấp tài liệu hồ sơ cho công tác làm việc lập báo cáo, thống kê để trình lên cấp cho trên
III. Vị trí cao nhất 10 phần mềm cai quản hồ sơ miễn phí tốt nhất có thể cho doanh nghiệp
1. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp trọn vẹn 1Office
Phần mềm cai quản hồ sơ 1Office là hệ thống lưu trữ và cai quản tài liệu hồ nước sơ trọn vẹn cho gần như doanh nghiệp được tích hợp trên căn nguyên quản trị công ty 1Office. Với 7 năm ghê nghiệm sát cánh cùng rộng 5.000 doanh nghiệp lớn “chinh chiến” trên cuộc đua chuyển đổi số, 1Office là phương án số hóa, auto hóa toàn thể tài nguyên trong công ty lớn và tập trung trên một nền tảng duy nhất. 1Office hỗ trợ bộ phương tiện vượt trội giải quyết và xử lý mọi bài toán trong quản trị và tàng trữ hồ sơ, giúp doanh nghiệp buổi tối ưu quy trình quản lý và vận hành và tổ chức công việc:
Giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí ⅕ thời gian tìm kiếm và truy xuất làm hồ sơ so cùng với phương pháp thủ công truyền thốngXây dựng văn phòng số hóa ko giấy tờ, sút thiểu tối đa ngân sách in ấn và tàng trữ hồ sơ cứng
Kho hồ sơ tài liệu được nhất quán với hồ hết phân hệ quản trị trên hệ thống, giúp quy trình cai quản hồ sơ diễn ra xuyên suốt, liền mạch giữa những bộ phận
Nhận hỗ trợ tư vấn miễn phí
Tính năng nổi bật
Khởi tạo dữ liệu hồ sơ
Tải làm hồ sơ lên ứng dụng dưới nhiều định dạng như word, excel, pdf,…Phân loại ví dụ các các loại hồ sơ cá nhân, hồ sơ công ty, làm hồ sơ được chia sẻ để dễ dàng trong việc tìm kiếmCho phép tạo những thư mục nhỏ giúp tổ chức thống trị hồ sơ một phương pháp khoa học
Point
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Thông dụng, phổ biến, dễ dàng sử dụng Tạo không gian cộng tác và làm chủ hồ sơ chung cho những bộ phận Hỗ trợ tương tác, đánh giá ngay bên trên trình sửa đổi hồ sơ | Khả năng bảo mật thông tin hạn chếChỉ là công cụ lưu trữ và cai quản hồ sơ 1-1 thuần, không tồn tại các kỹ năng quản trị |
Hình thức giữ trữ: On Cloud, người dùng cần phải có tài khoản Office để đăng nhập cùng sử dụng phần mềm trên web.
10. Phần mềm quản lý lưu trữ cơ sở Hương Việt
Hương Việt là một trong những phần mềm cung ứng quản lý, theo dõi và lưu trữ xuyên thấu vòng đời của hồ sơ, đảm bảo an toàn tuân thủ những quy định của luật pháp về tàng trữ hồ sơ tài liệu năng lượng điện tử. Phần mềm quản lý hồ sơ công ty Hương Việt hầu hết được dùng trong những cơ quan, đơn vị hành chính.
Tính năng nổi bật
Quản lý tin tức hồ sơ bao gồm xác, rõ ràng và được phân loại theo từng ngành, nghành cụ thểTìm kiếm và truy xuất dữ liệu không giới hạn thời gian, không gian, địa điểm
Thiết lập các chính sách khai thác và thực hiện hồ sơ, tư liệu số bao hàm quản lý lượt truy cập và thu phí
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Thiết kế đối kháng giản, dễ sử dụng Đáp ứng các nghiệp vụ cai quản hồ sơ cơ bản | Không links được với những module phần mềm quản trị doanh nghiệp Các tính năng làm chủ hồ sơ mới tạm dừng ở mức căn bản |
Hình thức lưu giữ trữ: On premise
IV. Đánh giá 10 phần mềm thống trị hồ sơ miễn phí
Để có một cái nhìn tổng quan lại về phần mềm cai quản hồ sơ miễn phí tổn thông dụng trên thị phần hiện nay, hãy theo dõi và quan sát bảng đánh giá tóm tắt theo những tiêu chí đặc trưng cho từng phần mềm sau đây:
| Mức độ bảo mật | Dung lượng lưu trữ | Hỗ trợ định dạng hồ sơ | Khả năng liên kết | Chi phí | |
| 1Office | Bảo mật tuyệt vời và hoàn hảo nhất dữ liệu và quy trình làm chủ hồ sơ của DN | Mức dung tích khổng lồ thỏa mãn nhu cầu mọi đồ sộ DN | Mọi nhiều loại định dạng hồ nước sơ | Liên kết và đồng bộ hồ sơ 100% với đa số phân hệ quản trị trên hệ thống | Từ 40.000 – 100.000/người/tháng tùy theo quy mô doanh nghiệp và yêu cầu sử dụng |
| We One | Tốt | Theo bài bản DN | Định dạng làm hồ sơ văn bản | Liên kết cùng với phân hệ quy trình, công việc | Liên hệ bốn vấn |
| Doceye | Tốt | Theo đồ sộ DN | Định dạng làm hồ sơ văn bản | Không liên kết | Từ 10.000.000 cho 30.000.000 VNĐ/ năm tùy các gói |
| Google Drive | Trung bình | Giới hạn 15GB/người dùng bản miễn phí | Mọi nhiều loại định dạng hồ sơ | Liên kết với những ứng dụng không giống của Google | Từ 45.000 – 6.750.000 VNĐ/tháng tùy gói dung tích (từ 100 GB – 30 TB) |
| Rubex | Tốt | – | Mọi các loại định dạng hồ sơ | Không liên kết | Liên hệ tư vấn |
| We Up ERP | Tốt | Theo quy mô DN | Định dạng hồ sơ văn bản | Liên kết với các module quản ngại trị | 1.000$/tối đa 2 người Thêm tín đồ sử dụng: 200$/người |
| Tech Moss | Tốt | – | Định dạng làm hồ sơ văn bản | Không liên kết | Liên hệ tư vấn |
| Microsoft Share Point | Trung bình | 1 TB cho toàn thể DN | Mọi loại định dạng hồ sơ | Liên kết với các ứng dụng trong khối hệ thống Office | Từ 5.00 – 20.00$ người dùng/tháng |
| Efile | Tốt | – | Định dạng làm hồ sơ văn bản | Không liên kết | Liên hệ bốn vấn |
| Hương Việt | Tốt | – | Định dạng làm hồ sơ văn bản | Không liên kết | Từ 40.000.000 – 90.000.000 VNĐ |
V. Tiêu chí lựa chọn phần mềm làm chủ hồ sơ miễn phí phù hợp với doanh nghiệp
Hiện nay trên thị trường có không ít phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn tầm giá với không hề thiếu các hào kiệt từ cơ phiên bản đến nâng cao hỗ trợ cho quy trình cai quản hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp. Tuy vậy để chọn lựa được phần mềm phù hợp, xử lý được trọn vẹn bài toán làm chủ hồ sơ thích hợp và cung cấp quản trị tổng thể nói bình thường thì công ty lớn cần lưu ý đến các tiêu chí sauPhần mềm tiện lợi thao tác
Muốn tối ưu quy trình quản lý hồ sơ thì phần mềm làm chủ hồ sơ tàng trữ miễn giá thành phải đáp ứng được tiêu chí thân thiện với bạn dùng. 1 phần mềm dễ dàng hiểu, dễ dàng sử dụng để giúp đỡ tiết kiệm một lượng béo thời gian thao tác làm việc và giúp cập nhật hồ sơ một giải pháp nhanh chóng, kịp thời.
Chi chi phí hợp lý
Chi tổn phí triển khai, sử dụng phần mềm cần phải phù hợp với túi tiền của doanh nghiệp. Những ứng dụng phần mềm lưu trữ hồ sơ tính tầm giá theo quy mô sử dụng sẽ buổi tối ưu và hợp lí hơn.
Khả năng liên kết
Quản lý làm hồ sơ là 1 phần trong tranh ảnh quản trị toàn diện và tổng thể của doanh nghiệp. Vì chưng vậy nếu còn muốn tổ chức vận hành trơn tru và về tối ưu khả năng giao vận hồ sơ để giao hàng cho phần lớn nghiệp vụ khác biệt thì doanh nghiệp cần lựa chọn đa số phần mềm thống trị hồ sơ có khả năng liên kết với những phân hệ cai quản trị khác.
Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới độc giả TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất 2022 kèm reviews chi tiết. Đồng thời cung cấp những tiêu chí tìm hiểu thêm để doanh nghiệp chọn lọc được ứng dụng phù hợp, giúp tối ưu quá trình lưu trữ và làm chủ hồ sơ tài liệu. Để được bốn vấn cụ thể hơn về phần mềm quản lý hồ sơ 1Office, bạn có thể liên hệ với cửa hàng chúng tôi qua:
Ngày nay, các doanh nghiệp đã sử dụng những công cố ứng dụng technology hiện đại nhằm dần sửa chữa thay thế các cách tiến hành quản lý, làm việc truyền thống. Vày đó, các ứng dụng văn thư tàng trữ ngày càng được sử dụng phổ biến hơn giúp cho những doanh nghiệp làm chủ tốt hơn hồ nước sơ, tài liệu của công ty. Vậy ứng dụng văn thư lưu trữ là gì và có những ưu điểm nào? cùng VDI tò mò qua bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. Cầm nào là văn thư giữ trữ?2. đứng đầu 5 phần mềm văn thư tàng trữ miễn phí2.1. ứng dụng văn thư lưu trữ Bitrix 242.2. Phần mềm cai quản văn thư lưu trữ Cloudoffice2.3. Phần mềm EFY Doc1. Nuốm nào là văn thư lưu lại trữ?
1.1. định nghĩa về văn thư lưu giữ trữ
Văn thư tàng trữ là trong số những nghề khá phổ cập có tương quan đến các bước văn phòng. Văn thư tàng trữ là lưu trữ, bố trí và quản lý tài liệu trong các cơ quan, công ty lớn hoặc thiết yếu phủ. Nhân viên quản lý văn thư lưu trữ cần phải bảo đảm an toàn quản lý và áp dụng tài liệu tàng trữ một cách tác dụng nhất.
1.2. ứng dụng văn thư lưu trữ là gì?
Phần mượt văn thư tàng trữ là lao lý thông minh giúp bé người quản lý các tài liệu nên lưu trữ. Những phần mềm này còn có các chức năng giúp đến việc tàng trữ tài liệu trở nên tiện lợi và thuận lợi kiểm thẩm tra hơn. Đặc biệt, các phần mềm này hoàn toàn miễn phí.
2. Vị trí cao nhất 5 ứng dụng văn thư tàng trữ miễn phí
2.1. Phần mềm văn thư lưu trữ Bitrix 24
Bitrix24 đang trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp. Phần mềm này mang lại một không gian làm việc thoải mái và dễ chịu và được review cao bởi vì hệ thống quản lý tài liệu, văn thư lưu lại trữ khỏe khoắn và an toàn.
Phần mượt văn thư tàng trữ Bitrix24 được cho phép người sử dụng hoàn toàn có thể tải và chia sẻ tài liệu của bản thân mình với người cùng cơ quan khác. Xung quanh ra, rất có thể tương tác với tìm tài liệu nhanh lẹ thông qua hệ thống nội cỗ trực quan.
– Ổ đĩa lưu giữ trữ cân xứng với nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng như: dữ liệu nhóm, dữ liệu doanh nghiệp và dữ liệu của tôi;
– thao tác làm việc linh hoạt khi chỉnh sửa hoặc tải, lưu trữ văn thư về máy;
– mỗi tập tin được sở hữu lên đều phải có lịch sử sửa đổi đầy đủ, giúp fan dùng tiện lợi khôi phục các phiên phiên bản trước đó nhanh chóng khi phải thiết;
– Khi fan sở hữu tư liệu đó đang chỉnh sửa những tập tin của mình thì tính năng tạm thời “khóa” tài liệu share sẽ hỗ trợ người chỉnh sửa;
– tín đồ dùng rất có thể chỉnh sửa tư liệu từ xa nhờ hào kiệt tích phù hợp với Google Docs, Office 365, MS Office Online;
– trải qua các tài khoản Google hoặc Microsoft bạn dùng có thể mở, chỉnh sửa, xem văn thư lưu lại trữ;
– Sở hữu công dụng tìm kiếm hiệu quả, các thông tin khác trên hệ thống tìm kiếm một bí quyết dễ dàng.
2.2. Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ Cloudoffice
Tương tự với Bitrix24, Cloudoffice là 1 trong những công nuốm như “cánh tay trái” của những nhân viên văn phòng. Cloudoffice cũng mua một hệ thống quản lý mạnh mẽ, đáp ứng nhu cầu được các nhiệm vụ về lưu trữ và thống trị văn thư toàn diện và kỹ thuật nhất.
Cloudoffice giúp nhân viên tối ưu hóa công tác làm việc hành chính, giảm tải công việc, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, giá thành nhân sự cho thành phần hành chính của doanh nghiệp.
– thu xếp và cai quản văn thư theo trình tự thời gian với các sự kiện liên quan;
– Hỗ trợ công dụng đính file ngôn từ kèm theo tiêu đề của văn bản, góp việc truy vấn và xem ngôn từ văn bản dễ dàng hơn;
– khách hàng hàng rất có thể bình luận, đưa ra ý kiến cá nhân khi xem văn bản;
– Có lịch sử hào hùng chỉnh sửa văn bản giúp cho các phiên bạn dạng tài liệu mới nhất; được cập nhật một biện pháp đầy đủ. Người tiêu dùng có thể cập nhật những phiên phiên bản mới nhất;
– Trong doanh nghiệp mỗi đơn vị chức năng được phép từ bỏ thống kê và in văn bản theo biện pháp của luật pháp về văn thư lưu giữ trữ.
2.3. ứng dụng EFY Doc
EFY không những hỗ trợ quản lý văn thư giữ trữ tốt mà còn điều hành quản lý lịch trình công tác làm việc và các sự kiện tương quan đến các bước rất hiệu quả. EFY giúp người tiêu dùng theo dõi buổi giao lưu của doanh nghiệp thông báo cáo kết trái công việc.
2.3.1. Những tính năng khá nổi bật của EFY Doc– Tiếp nhận, phân công xử lý, thiết lập cấu hình danh sách, tra cứu tên với nội dung của những văn bạn dạng được nhờ cất hộ đến;
– chế tạo ra lập, xem xét, tra cứu, trình duyệt, tổng hợp, report các văn bản được giữ hộ đi;
– gởi hoặc nhấn văn bạn dạng qua thùng thư năng lượng điện tử tính chuyên nghiệp hóa cao;
– hỗ trợ các tác dụng như: thông báo, coi hoặc xác thực tình trạng của tư liệu qua SMS/ thư điện tử qua mạng internet hoặc mạng nội cỗ LAN;
– Điều hành, xử lý, lịch cá nhân, lịch trình công tác, theo dõi và quan sát tin tức, sự khiếu nại trong doanh nghiệp;
– Thông báo, thông báo thời hạn làm việc của cung cấp trên phân chia cho nhân viên cấp dưới cấp dưới;
– Tạo ảnh hưởng giữa ban chỉ huy và những cấp nhân viên qua một nền tảng chung, giúp kết nối mọi tín đồ lại với nhau hơn;
– Theo dõi, báo cáo kết quả công việc theo tuần, tháng, năm.
2.4. Phần mềm Access
Hầu hết những doanh nghiệp dù khủng hay bé dại đều đề xuất xử lý hồ sơ mỗi ngày. Việc thực hiện phần mềm thống trị văn thư tàng trữ giúp doanh nghiệp sẽ rất có thể giải quyết những vấn đề này một cách dễ dàng.
Access đang là biện pháp giúp doanh nghiệp làm chủ và phân loại những tài liệu xuất sắc hơn hơn. Đảm bảo tính bảo mật cao. Cung ứng khách mặt hàng tìm kiếm, tra cứu, thống trị dữ liệu hối hả và an toàn. Kế bên ra, phần mềm này còn có khả năng bảo mật qua và thống trị các tài liệu quan tiền trọng.
2.5. Phần mềm DMS Lạc Việt
Đây là phần mềm cai quản và cất giữ hồ sơ, tài liệu có thiết kế dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức triển khai sử dụng. ứng dụng là công cụ cung ứng thu thập, khai thác, tàng trữ và report dữ liệu thống kê trong doanh nghiệp.
Phần mượt này có chức năng xuất công dụng tìm tìm ra file excel. Quản lý hồ sơ của các kho khác nhau như kho siêng dụng, kho trợ thì thời. Khả năng dễ dãi thu thập, lưu giữ giữ, chỉnh sửa, sử dụng, search và report số liệu thống kê. Nhân viên có thể đăng ký sử dụng, gia hạn hoặc mượn thời gian sử dụng hồ sơ cấp tốc chóng, thông qua hệ thống phần mềm dễ dàng.
Xem thêm: Tệ Thật, Anh Nhớ Em Nhớ Anh Là Em Nói Thật, Anh Nhớ Em, Truyện Ngắn
3. Kết luận
Ngoài phần mềm quản lý hồ sơ công bệnh thì ứng dụng văn thư lưu lại trữ cũng rất quan trọng đối với công việc văn phòng. Các phần mềm này giúp nhân viên giải quyết quá trình hiệu quả hơn. Trên đấy là một số thông tin về phần mềm quản lý văn thư tàng trữ mà VDI tổng hợp, hy vọng các doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn ra các phần mềm tương xứng với mình.