Hướng Dẫn Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2010, Cách Trộn Văn Bản Trong Word 2007/2010

Trong Word có chức năng mail merge trộn thư, email, phù hợp đồng, phiếu lương, thông báo để soạn nội dung hàng loạt với phần nhiều nội dung như là nhau cơ mà bạn không cần thiết phải nhập thủ công, huyết kiệm thời gian và thao tác thực hiện. Bản lĩnh trộn thư điện tử có trên toàn bộ các phiên bản Word tự Word 2007 đến Word 2019. Bài viết dưới đây vẫn hướng dẫn bạn đọc cách dùng thiên tài mail merge vào Word.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng mail merge trong word 2010

Hướng dẫn dùng mail merge trong Word

Trước hết bạn cần chuẩn bị file Excel với danh sách khá đầy đủ tên cùng file Word mẫu thư mời, hoặc nội dung buộc phải trộn thư.

Bước 1:

Tại hình ảnh Word có mẫu đối kháng bạn bấm vào mục Mailings rồi thừa nhận tiếp vào mục Start Mail Merge hiển thị bên dưới. Liên tiếp nhấn vào mục Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Bước 2:

Trong đồ họa hiển thị quá trình thực hiện, trước tiên chúng ta lựa chọn một số loại thư mà bọn họ đang soạn gồm:

Letters: hình dáng thư mời.E-mail messages: Email.Envelopes: Phong thư.Labels: Thư theo nhãn.Directory: Thư theo danh mục.

Sau đó chúng ta nhấn tiếp vào chữ Next.

Bước 3:

Trong cách này, bạn sẽ chọn mẫu thư nhằm trộn văn bản, gồm:

Use the current document: thực hiện mẫu thư vẫn mở.Start from a template: sử dụng mẫu thư vào Word.Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã sinh sản lưu trong Word.

Nhấn tiếp Next để gửi sang bước tiếp theo.

Bước 4:

Ở cách này bọn họ chọn dữ liệu được đem từ tệp tin Excel chứa danh sách tên. Nhấn Browse… nhằm chọn tệp tin Excel.

Lúc này hiển thị hình ảnh trong Word với những sheet tư liệu Excel. Nhấn vào sheet chứa dữ liệu mong sử dụng rồi dấn OK nhằm tiếp tục.

Lúc này vẫn hiển thị rất đầy đủ nội dung các cột có trong tệp tin Excel, các bạn tích lựa chọn hoặc vứt tích vào những thông tin trong giao diện. Dìm OK để tiếp tục. Tiếp đến nhấn vào Next để đưa sang cách tiếp theo.

Bước 5:

Trong bước này sẽ có được tùy lựa chọn viết thêm hoặc chỉnh sửa những tin tức trong thư trộn với ngôi trường hợp các bạn chưa viết kết thúc mẫu. Nếu mẫu mã đã viết hoàn hảo thì bỏ qua mất bước này, bấm vào Next để tiếp tục.

Bước 6:

Ở cách này chúng ta nhấn vào vị trí mong muốn chèn nội dung, tiếp đến nhấn vào nút Insert Merge Field rồi chọn trường ao ước lấy, trước hết là tên người.

Lúc này vẫn hiển thị tên trường, để hiện luôn luôn tên người thì bạn nhìn sang cột ngôn từ ở cạnh phải, nhấp vào mũi tên tại Recipient nhằm thay đổi các mục trong danh sách. Ngay lập tức hiển thị thương hiệu người mong mỏi điền vào danh sách.

Tiếp đến chúng ta nhấn xuống ngôn từ khác ở bên dưới để điền thông tin, bọn họ cũng nhấn vào Insert Merge Field rồi chọn trường điền nội dung, ở đó là chức vụ. Kế tiếp sẽ hiển thị tên chức danh ứng với tên trên như tệp tin Excel. Bạn bấm vào mũi tên trên Recipient thì nội dung các trường biến hóa ngay sau đó.

Lúc này chúng ta cũng có thể nhấn in tức thì giấy mời là xong.

Cuối thuộc nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư trong Word.

Bước 7:

Sau khi đã xong xong thì chúng ta nhấn vào nút Finish và Merge rồi chọn Send e-mail Messages ở mặt dưới.

Sau đó chúng ta điền nội dung email muốn gửi rồi nhấn OK để triển khai mở Outlook trên máy tính và gửi email qua Outlook. Trong trường hợp sử dụng Gmail thì chúng ta phải giữ giàng thành tệp tin doc trơ tráo rồi giữ hộ email.

Bạn đang bối rối, băn khoăn lo lắng khi hằng ngày phải gửi một số lượng phệ thư mời, bạn dạng thảo,... Thư điện tử cho khách hàng, đối tác,... Cùng vẫn chưa biết làm bí quyết nào nhằm rút ngắn thời hạn thay vì cần nhập thủ công. Bởi vì đó, tuấn kiệt Mail Merge vào Word chắc chắn sẽ là 1 "trợ thủ" đắc lực của bạn trong tương lai. 

Bài viết sau đây Sforum sẽ gợi ý bạn cụ thể cách setup và sử dụng công nuốm Mail Merge "thần thánh" này nhé!

Mail Merge Word là gì?

Mail Merge trong Word giỏi còn rất có thể gọi là trộn thư, đấy là một tài năng có sẵn trên phần mềm Microsoft Word. Với tính năng này chúng ta có thể thực hiện gửi thư, thông báo, lời cảm ơn,... Cho các đối tác khách hàng dựa trên dữ liệu chúng ta có sẵn.

Ở tính năng Mail Merge, bạn chỉ việc soạn thảo câu chữ mẫu buộc phải gửi kế tiếp ở gần như nội dung cá nhân: chúng ta tên, Địa chỉ, Số điện thoại,... Thì Mail Merge để giúp đỡ bạn trường đoản cú đồng điền. Từ bỏ đó tiết kiệm được không hề ít thời gian cùng năng suất quá trình hơn là nhập bằng tay thủ công nhé!

Cách Mail Merge trong Word đơn giản, có ích mà bạn tránh việc bỏ qua

Tiếp theo dưới đây, Sforum đã hướng dẫn chúng ta cách triển khai Mail Merge vào Word dựa trên dữ liệu khách hàng theo quá trình sau: 

Bước 1: Bạn hãy triển khai khởi hễ MS Word. Sau đó, hãy chọn Mailings > Start Mail Merge > Step-by-step Mail Merge Wizards…

Bước 2: Sau đó, bạn sẽ thực theo 6 cách để tiến hành thiết lập Mail Merge. Ở mục Select Document Type, bạn nên chọn lựa loại thư mà ai đang thực hiện.

Bước 3: Tiếp đến, bạn hãy thực hiện chọn mẫu mã để sử dụng.

Use the current document: thực hiện file hiện nay tại. 

Start from a template: thực hiện mẫu bao gồm sẵn. 

Start from existing document: thực hiện mẫu vẫn tồn trên trong thư mục của bạn. 

Sau đó, bạn hãy chọn Next: Select recipients để tiếp tục. 

Bước 4: Ở cách tiếp theo, bạn quan trọng lập tài liệu cần nhập vào mẫu mã thư. Hoặc chúng ta cũng có thể tạo bắt đầu trực tiếp bằng cách chọn vào Type a new menu > Create…

Bước 5: Tại hộp thoại New Address List, bạn hãy bấm vào Customize Columns… để sửa đổi tên trường dữ liệu tương xứng với mẫu mã thư của bạn.

Bước 6: Sau khi đã đổi tên trường dữ liệu, bạn hãy nhấp vào New Entry > Ok nhằm khai báo tài liệu mới.

Bước 7: Ở bước tiếp theo khi tùy chỉnh cấu hình Mail Merge vào Word, bạn nên lựa chọn vào More items… để mua chọn trường dữ liệu cần nhập vào mẫu mã thư.

Bước 8: Sau đó, chúng ta hãy Insert thứu tự từng trường dữ liệu tự động hóa vào chủng loại thư nên gửi. Và liên tiếp chọn Next: Preview your letters nhằm qua bước tiếp theo.

Bước 9: Lúc này, chúng ta có thể xem thư mẫu của chúng ta dưới dạng Preview. Hãy chất vấn xem có thông tin nào bị không nên sót hay là không nhé! còn nếu không hãy tiếp tục chọn Next: Complete the merge hoặc lựa chọn vào mục Edit Recipient list… để chỉnh sửa.

Bước 10: Cuối cùng, bạn nên chọn Finish & Merge để tùy chọn gửi email hoặc in ra nếu quan trọng nhé!

Một số chú ý khi đưa dữ liệu hàng loạt bằng Mail Merge

Để quá trình cài đặt, tùy chỉnh cấu hình tính năng Mail Merge vào Word được thực hiện dễ ợt thì Sforum đã giúp đỡ bạn tổng hợp một vài lỗi thường chạm mặt dưới đây: 

khi bạn thực hiện rước dữ liệu: list khách hàng, thông tin cá nhân,... Qua Excel thì cần đảm bảo trong các ô tính những chứa dữ liệu và nên định dạng Text. 

Để truy xuất dữ liệu các ô tính bạn cũng có thể dùng hàm INDIRECT và hoàn toàn có thể sử dụng nhiều công thức không giống nhau trên Thư mẫu của bạn. 

khi bạn chọn đa số mẫu thư bao gồm sẵn trong Word thì đã có những trường dữ liệu cố định và thắt chặt như: First Name, Last Name, Address Line,...

Xem thêm: Thủ Tục Thay Đổi Thông Tin Mã Số Thuế Cá Nhân Qua Mạng Thế Nào?

lúc này hãy phối hợp giữ những trường dữ liệu thắt chặt và cố định hoặc chỉnh sửa để tạo ra ra phiên bản mẫu mang lại riêng bạn. 

Tạm kết

Qua bài viết trên Sforum đang hướng dẫn chúng ta tất tần tật phần đông thủ thuật nhằm thực hiện setup và áp dụng Mail Merge vào Word để nối tiếp thư mời, thông cáo, thích hợp đồng,... Cho tất cả các khách hàng, fan dùng,.. Cùng một lúc cơ mà không tốn vô số thời gian và công sức. Hy vọng đây vẫn là nguồn tham khảo hữu ích dành cho bạn. Chúc các bạn thực hiện nay thành công.