Lỗi Mail Merge vào Microsoft Word khôn xiết hay chạm chán phải nên bạn cần nắm được phương pháp sửa lỗi để nhanh chóng gửi mail một loạt khi áp dụng công thế này trên Microsoft Word.
Bạn đang xem: Định dạng số trong mail merge 2016
Sửa lỗi format số vào Mail Merge khá dễ dàng nhưng làm ra ra khó khăn cho không hề ít người nên các bạn buộc phải nhanh chóng sửa lỗi trường hợp muốn xong xuôi việc gửi mail 1 loạt trên phần mềm soạn thảo văn bạn dạng Microsoft Word. Có tương đối nhiều lỗi xảy ra khi thực hiện Mail Merge tuy thế lỗi định hình số là thường xuyên xảy ra nhất phải Download.vn đã hướng dẫn các bạn một số phương pháp để tham khảo.
Microsoft Word là ứng dụng soạn thảo văn bản nổi giờ từ lâu. Nó cung cấp cho tất cả những người dùng những tính năng soạn, biên tập tài liệu hữu ích, từ chỉnh sửa text, format văn bạn dạng tới chèn ảnh, links và đặc trưng cả Mail Merge.
Đúng như thương hiệu gọi, đây là tính năng hợp độc nhất vô nhị email, giúp người dùng gửi 1 loạt thư tới không ít người dân trong nháy mắt.
Ý nghĩa của Mail Merge trong Miecrosoft Word
Đây là một trong tính năng tuyệt vời và hoàn hảo nhất của Word mà nếu như bạn bỏ qua thì thật xứng đáng tiếc. Nó giúp người tiêu dùng gửi email hàng loạt lập cập và dễ dàng.
Dùng Mail Merge, bạn cũng có thể cá nhân hóa nhiều email, thư điện tử đồng thời bằng những placeholder. Về cơ bản, bạn chỉ cần danh sách liên lạc và một mẫu e-mail để gửi tới họ. Thật đơn giản phải không?
Tính năng này đặc biệt quan trọng hữu ích khi bạn có nhu cầu gửi nhiều thư cùng một lúc tới khách hàng hoặc nhân viên cấp dưới trong và một công ty, tổ chức. Nó hoạt động đúng chuẩn như ý muốn đợi. Mặc dù nhiên, thỉnh thoảng, người dùng Word lại gặp phải lỗi định dạng số trong Mail Merge. Vậy làm nuốm nào nhằm khắc phục? Hãy cùng Download.vn học biện pháp sửa lỗi định dạng số vào Mail Merge nhé!
Cách định dạng số trong Mail Merge
1. Tại giao diện chính hãy thực hiện Chọn trường, ví dụ về kiểu cách định dạng số tiền trong mail merge - Amount ở chỗ sau:
2. Tiếp theo hãy Nhấn
3. Chỉnh sửa trường bằng cách chèn code chuyển số vào thời gian cuối trường đó. Ví dụ: Để hiển thị định dạng tiền tệ, đổi trường hiển thị dưới dạng MERGEFIELD Amount # $,0.00 .
4. Nhấn
5. Đặt bé trỏ sống vị trí bất kỳ và dấn phím F9 nhằm update nó. Hoặc bấm vào phải vào trường đó và lựa chọn Update Field.
6. Coi trước tác dụng để xác thực số hiển thị ở định dạng bạn có nhu cầu thấy trong tài liệu. Ví dụ, số tiền vẫn hiện dưới dạng $1,000.00.
7. Chạy Mail Merge.
Tuy là 1 trong những công chũm vô cùng bổ ích nhưng các con số trong Mail Merge sẽ không thể nào hoàn hảo nhất như trong Microsoft Excel nên bạn cần phải đủ kiên nhẫn, tinh tường để thực hiện các lỗi tạo ra trong quá trình sử dụng. Ví dụ, kết quả bán hàng trong Excel hiện tại 100 tuy vậy sang Word, nó bất chợt dưng trở thành 99.99999999996!
Thật may, hạn chế và khắc phục lỗi này không khó. Thực tế, họ có 3 bí quyết xử lý lỗi định hình số khi sử dụng Mail Merge. Bạn cũng có thể chỉnh sửa bảng tính, tư liệu Mail-Merge hoặc thay đổi cách nhì file kết nối với nhau. Mặc dù giải pháp này không nhiều người biết đến nhưng nó hoàn toàn có thể là lựa chọn cực tốt - ngoại trừ việc không còn cung ứng cho Word 2016.
Lưu ý: Dù quá trình dưới phía trên được tiến hành trên Office 2016 nhưng nó vẫn áp dụng được trên các phiên bạn dạng Word và Excel khác.
Cách sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge
1. Sử dụng “Numeric Switch” trong Word2. Chỉnh sửa bảng tính Excel1. áp dụng “Numeric Switch” trong Word
Cách thứ nhất để Mail Merge format số trường đoản cú Excel và đúng là chỉnh sửa tư liệu Word. Cố gắng thể, các bạn sẽ áp dụng mã định dạng số ước muốn vào các trường trộn - Merge Field trong file Word. (Về cơ phiên bản các trường trộn thông báo cho tài liệu Word biết cột như thế nào trong bảng tính Excel chứa dữ liệu cần xử lý.) Để vận dụng định dạng cho 1 trường, bạn phải gồm một Numeric Switch (tên cũ là Picture Switch) vào ô code của trường đó.
Việc trước tiên bạn yêu cầu làm là biết code ngôi trường thực tế. Mở tư liệu Mail Merge với click vào tab Mailings ở phía trên cửa sổ. Đảm bảo sẽ tắt nút Preview Results để bạn cũng có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, bấm chuột phải vào một trong những ô Mail-Merge (ví dụ «Donation») và chọn Toggle Field Code. Các bạn sẽ thấy code đến trường đó, được xác minh bởi những dấu ngoặc nhọn, ví dụ: MERGEFIELD Donation . Giờ chỉnh sửa code ngôi trường này chỉ bằng phương pháp chèn code numeric switch vào thời gian cuối code như sau:
MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 Phần mềm hỗ trợ sẵn những code ảnh. Dưới đây là 4 ví dụ khớp ứng với kết quả:
MERGEFIELD Cost # 00.00 01.00 MERGEFIELD Sales # $### $ 15 MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 $ 1,500.00 MERGEFIELD Date
"MMMM d" November 26Như bạn thấy, code Numeric Switch đồng hóa với code định dạng Excel, nước ngoài trừ bài toán trước số là “#” với ngày là “
”. (Lưu ý: áp dụng dấu trích dẫn trong code ngày nhưng không có trong code số). Để xem những code hơn, hãy cho tới bảng bên dưới hoặc truy cập trợ giúp online mang lại “numeric switch” trong Microsoft Word.
Dưới đấy là một số lấy ví dụ như cách những code ngôi trường số xử lý tài liệu trong cột “Sales” nghỉ ngơi bảng tính Excel.
Numeric Switch mang đến trường trộn Mail-Merge
Thực tế, Word cùng Excel sử dụng cùng mã định dạng, vậy nguyên nhân chúng không thực hiện cùng chức năng Format? Ví dụ, nguyên nhân không cần sử dụng hàm Merge
Field như thế này:
MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") Đây thực thụ là do dự của nhiều người dân và chắc hẳn rằng chỉ có Microsoft new biết câu trả lời.
Lưu ý: nhớ rằng khi bạn thêm hoặc thay đổi Numeric Switch, kết quả sẽ không hiện ra ngay lập tức. Bạn phải update trường (click chuột cần vào nó vào lựa chọn Update Field), hoặc nhấp nút Mailings > Preview Results. Thỉnh thoảng, chúng ta phải lặp lại 2 tới 3 lần thao tác làm việc này. Nếu như khách hàng đang cần sử dụng Mail-Merge Wizard, bạn cũng có thể phải lùi lại một cách và trả tác để xem tác động của những biến đổi vừa thực hiện.
Các Numeric Switch vận động tốt trong trường trộn nhưng quá trình sử dụng nó hơi cực nhọc nhớ với dễ mắc lỗi. Nếu như khách hàng cũng thấy thế, hãy thử 1 trong những hai cách tiếp theo.
Cách kiêng mất số 0 đầu tiên trong Mail Merge
Ở toàn bộ các quý giá số, số 0 trước tiên thường bị mất khi áp dụng Mail Merge. Để zip code và những số khác không xẩy ra như thế, chúng ta nên định dạng bọn chúng dưới dạng text.
Để làm việc này, chọn cột đựng số với click Text vào box Number Format trên tab Home.
Ngoài ra, chúng ta có thể click chuột phải vào cột được chọn, rồi nhận Format Cells… Ở vỏ hộp thoại Format Cells hiện nay ra, bên trên tab Number, lựa chọn Text > click OK.
Lưu ý quan trọng: Nếu định dạng Special (như zip code) hoặc Custom (như 00000) được áp dụng cho những ô Excel, thay đổi nó sang format Text sẽ khiến cho số 0 sinh hoạt đầu vươn lên là mất. Sau khi định dạng những ô dưới dạng Text, các bạn phải review từng ô cùng nhập số 0 bị thiếu bằng tay. Để tránh trách nhiệm nhàm chán này, hãy liên kết bảng Excel của người tiêu dùng qua DDE. Hành vi này sẽ giữ nguyên các định hình số ban đầu, bao hàm cả số 0 trước đó. Cố là xong! Như các bạn thấy không thật khó phải không?
2. Sửa đổi bảng tính Excel
Đây là cách giúp bạn tránh chạm chán phải lỗi format sai số khi dùng Mail Merge. Vào bảng tính Excel, chèn một cột cất công thức đổi khác số hoặc ngày vào Excel sang định dạng text bạn muốn hiện ngơi nghỉ tài liệu Mail Merge.
Để làm cho điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó có thể chấp nhận được người dùng đổi khác số hoặc ngày sang format văn bản tương đương đúng đắn theo cách người dùng muốn. điểm yếu kém của chiến thuật này là bạn nên biết các code định dạng đó. Mặc dù những code này tương đồng với mã được dùng trong thiên tài định dạng Custom Number tuy vậy hiếm người dùng Excel biết tới việc tồn tại của chúng.
Mẹo: bạn nên định dạng các ô đựng những bí quyết này theo các kiểu khác biệt như in nghiêng hoặc bằng một vài màu kỳ lạ khác nhằm nhắc các bạn rằng mọi số đó chỉ đơn thuần là văn bản. Ở phiên phiên bản Excel cũ hơn, phần đa “con số” này không thể được dùng trong phép tính. Ở Excel 2016, chúng ta cũng có thể dùng bọn chúng trong đa số công thức, ngoại trừ những hàm tổng như SUM cùng AVERAGE.
Ưu điểm của định hình số và ngày như text là đoạn text đó được chuyển tự Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge không xẩy ra biến dạng. Những tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc đều không thế đổi.
Các code định dạng cho hàm TEXT của Excel
Dưới phía trên là bộ sưu tầm các code hay được sử dụng nhất ở mặt phải. Điều bắt buộc ghi đừng quên cả “0” cùng “#” hầu hết là các placeholder (dấu giữ chỗ) cho những con số, tuy nhiên “0” đã buộc số 0 hiện nay ở vị trí đầu tiên hoặc cuối cùng. “#” đã được sửa chữa thay thế bằng một trong những nếu nó chưa hẳn số 0 cầm đầu hoặc cuối cùng. Vì chưng đó, mã “00000” sẽ đảm bảo an toàn số 0 sinh sống đầu không trở nên cắt bớt khỏi những mã bưu điện New Jersey.
Những code dành riêng cho số, ngày tháng và thời gian rất có thể được thực hiện trong hàm TEXT hoặc định dạng số tùy biến đổi (Custom) của Excel. Không tính ra, bọn chúng cũng rất có thể được sử dụng trong “Numeric Switches” làm việc Word Mail-Merge Field.
Lưu ý, có sự khác biệt bé dại giữa cách code hoạt động trong Excel cùng Word ngơi nghỉ Microsoft 2013. Vào Excel, chúng ta có thể sử dụng “M” hoặc “m” mang đến tháng với phút. Trong phần đông trường hợp, Excel đủ thông minh để biết ai đang nhắc đến đơn vị nào. Cố kỉnh nhưng, Word ko “khôn ngoan” như vậy. Chúng ta phải thực hiện chữ in hoa để chỉ tháng. Kề bên đó, Excel cũng có thể có một code té sung, “MMMMM”, trả về duy nhất một chữ viết tắt mang đến tháng (ví dụ: J, F, M, A, …).
Bổ sung một vài ba cột chứa hàm TEXT vào bảng tính là giải pháp sửa lỗi format số khi dùng Mail Merge solo giản. Bạn chỉ việc nhớ rằng đầy đủ ô này dù trông như đang chứa những con số nhưng mà không thể vận dụng hàm SUM cùng AVERAGE mang đến chúng. Giả dụ cần thay đổi chúng sang dạng số lần nữa, bạn chỉ cần dùng hàm VALUE.
Cẩn thận khi xử trí với hàm ROUND
Thay vày hàm TEXT(), một số trong những người thích dùng hàm ROUND() để giảm sút lượng số thập phân. Đúng như tên gọi, hàm ROUND() của Excel mang định sẽ làm tròn số thập phân lên hoặc xuống làm việc vị trí người tiêu dùng lựa chọn. Ưu điểm của bí quyết này là những con số làm tròn đó không hẳn văn phiên bản và vẫn rất có thể được dùng làm tính toán. Trong không ít trường hợp, dù hàm ROUND() đều hoạt động tốt cùng với Mail Merge, nhưng chúng ta có thể muốn né xa nó vì chưng những nguyên nhân sau:
Hàm ROUND không giữ dấu đô la hay lốt phẩy chia cách số hàng trăm ngàn trở lên.Hàm ROUND sẽ giảm bớt các số 0 nghỉ ngơi cuối.Hàm ROUND thỉnh thoảng khiến cho Mail Merge hiển thị sai số thập phân. Ví dụ, tư liệu Mail Merge hiển thị 4 địa điểm số thập phân trong khi hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.Ở một số trường đúng theo hiếm gặp, hàm ROUND khiến cho Mail Merge hiện rơi lệch số một chút. Ví dụ, thay vị hiện 1.0014, Mail Merge lại hiện 1.0013.
3. áp dụng DDE Link
Hai phương pháp ở trên kha khá đơn giản, tuy nhiên nếu có nhiều trường buộc phải định dạng, chúng hoàn toàn có thể khiến các bạn sớm sờn bởi cần phải nhớ mã định dạng cùng dù mã kiểu như nhau tuy nhiên chúng hoàn toàn có thể được cần sử dụng theo rất nhiều cách khác nhau.
Một phương án nhẹ nhàng, thuận tiện là links Word với workbook Excel qua DDE (Dynamic Data Exchange), tốt hơn vấn đề thực hiện quá trình liên kết thắt chặt và cố định thông thường. Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu như bạn đã thuần thục Mail Merge, DDE chỉ là “chuyện nhỏ”. Nó là quy trình hai bước đối chọi giản. Bước đầu tiên, bạn chỉ cần bật Word để mở file qua DDE. Quá trình này chỉ việc thực hiện nay một lần cơ mà thôi.
Office 2016 có cung cấp DDE? Dynamic Data Exchange là technology cũ. Có lúc nó chạy ổn cơ mà cũng có lúc không có tác dụng gì trong Office 2016. Chúng ta nên mở nguồn tài liệu Excel trước khi truy vấn nó từ Word. Thường thì với những nguồn dữ liệu Excel, bạn phải ban đầu nhập tài liệu từ hàng đầu tiên của bảng tính. Nếu đủ kiên nhẫn, bạn cũng có thể dùng DDE trong Office 2016).
Để tùy chỉnh cấu hình Word 2013 cho link DDE, hãy triển khai những cách sau:
Click File > Options.Nhấp tab Advanced sinh sống phía bên trái và cuộn xuống mục General.Tích vào ô Confirm tệp tin format conversion on open.Từ tiếng trở đi, các bạn không bao giờ phải làm lại những thao tác trên. Dịp này, chúng ta có thể mở bản sao Word dưới các định dạng và băng thông khác nhau, bao hàm IDE. Ảnh hưởng tuyệt nhất là những lần mở file không hẳn Word, công tác sẽ mang đến bạn biến hóa lựa chọn.
Bước thứ hai và sau cuối là chọn nguồn tài liệu cho quy trình Mail Merge (ở bước 3 của Mail Merge Wizard trong Word hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients vào ribbon Mailings). Giờ đồng hồ bạn chỉ việc thực hiện thêm 3 click chuột.
Sau khi đã chọn tài liệu muốn sử dụng, một vỏ hộp thoại “Confirm Data Source” new sẽ hiện tại ra.Loại link mặc định là OLE, nhưng chưa hẳn liên kết chúng ta muốn.Trong vỏ hộp thoại Confirm Data Source, click vào ô Show all.Trong danh sách loại file mở rộng, lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Sử dụng tùy chọn này ngay cả khi đang cần sử dụng định dạng file Excel bắt đầu hơn: *.xlsx.)Nếu được yêu thương cầu, hãy xác nhận rằng ai đang chọn Entire Spreadsheet.Nếu đã chọn bảng tính mang đến tài liệu Word, bạn có thể phải lựa chọn lại nó nhưng lần này qua links DDE. Cố gắng là xong! tự giờ, định hình Excel của bạn sẽ được áp dụng đúng mực trên các tài liệu Word Mail Merge với bạn chỉ việc nhớ đặt tài liệu muốn hòa hợp nhất phía trong bảng tính thứ nhất của workbook Excel.
Ngoài ra, Word không có cung cấp định dạng phần trăm. Mặc dù nhiên, các bạn có một chọn lựa là nhân ngôi trường hợp nhất với 100 trong Excel và khiến cho code Merge Field giống như sau: MERGEFIELD My
Field # "0%" .
Lựa chọn thứ nhì là nhân cùng với 100 trong Word: =100* MERGEFIELD My
Field # "0%" . Nhớ dùng Ctrl+9 để chèn dấu ngoặc đóng mở trường dữ liệu , ko tự mình nhập chúng.
Lựa chọn thứ 3 là bật "Confirm file format conversion at open" trong phần General của tab Advanced ở tệp tin > Options.
Khi bạn liên kết với một workbook Excel để hợp độc nhất mail, Word sẽ nhắc bạn cách thao tác làm việc này. Click Show All, tiếp nối chọn "MS Excel worksheets via DDE". Hành vi này sẽ mở Excel cùng nhập hoàn hảo các giá trị Excel ở định hình của chúng.
Trên đó là cách sửa lỗi định hình số vào Mail Merge. Hi vọng chúng hữu dụng với những bạn. Nếu bao gồm cách nào khác, chớ ngại share với cửa hàng chúng tôi nhé.
Trong bài viết này, Gitiho vẫn hướng dẫn các bạn cách áp dụng tính năng
Mail Merge vào Word nhằm định dạng ngày tháng, số và đơn vị tiền tệ. Trường hợp biết sử dụng khả năng này, các bạn sẽ làm việc trên Word rất là nhanh nhưng không cần mất nhiều thời gian chỉnh sửa.Bạn vẫn xem: Định dạng số trong mail merge 2016
Phím tắt trong Word, Excel, nguồn Point với Tips để tăng vận tốc làm việc
Mail Merger trong Word là gì?
Mail Merge (trộn thư) là công dụng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word. Chúng ta có thể tạo cùng lúc nhiều thư cùng với cùng ngôn từ nhưng khác nhau ở một vài thông tin cụ thể. Kĩ năng này giúp các bạn tiết kiệm thời hạn khi làm cho hợp đồng lao động, thư mời, thông báo, thư cảm ơn...và rất có thể in một loạt chỉ bằng vài làm việc đơn giản.
Tuy nhiên trong quá trình làm Mail Merge này, sẽ lộ diện tình trạng lệch định dạng. Trong bài bác này, Gitiho.com sẽ hướng dẫn các bạn cách format ngày, đơn vị chức năng tiền tệ với số đúng trong những word khi chúng ta thực hiện làm việc trộn thư.
Trước khi ta đổi khác định dạng ngày, số và đơn vị chức năng tiền tệ vào Mail Merge, ta cần áp dụng các làm việc sau:
Bước 1: Chọn trường phù hợp nhất bạn có nhu cầu thay đổi. Trong tình huống này, nó là ngôi trường Ngày.
Bước 2: Nhấn đồng thời Shift cùng F9 để hiện thị những mã trường. Trường bạn muốn chọn đang như sau:
MERGEFIELD DATE, MERGEFIELD CURRENCY or «Percent»
Cách format khi trộn thư Mail Merge vào Word
Định dạng
Mail Merge vào Word cho ngày tháng và cho số hay đơn vị chức năng tiền tệ sẽ có được cách thực hiện các nhau. Bạn hãy tham khảo kỹ hướng dẫn chi tiết dưới đây để triển khai nhé.
Định dạng ngày đúng chuẩn khi Trộn thư (Mail Merge) vào Word
Hãy thêm định dạng dữ liệu sau "dd MMMM yyyy" vào tệp hợp nhất của ngày. Với trường hợp độc nhất vô nhị của Ngày vẫn như sau:
MERGEFIELD DATE "MMMM d, yyy".
Định dạng ngày đang thành dạng như vào hình hình ảnh dưới đây:
Chú ý: chúng ta có thể thay đổi định dạng ngày mon theo ý muốn. Các định dạng khác có thể dùng là: • dd/MMM/yyyy , • d/MMM/yy, • d MMMM yyyy
2. Định dạng Số và đơn vị tiền tệ đúng chuẩn trong quá trình Trộn thư (Mail Merge) tại Word
Hãy thêm định dạng tài liệu sau # $,0.00 vào tệp hòa hợp nhất đơn vị tiền tệ và trường hợp nhất đơn vị chức năng tiền tệ vẫn như sau:
MERGEFIELD CURRENCY # $, 0,00
Chú ý: # $,0.00 được đưa là format số. Tất cả thể biến hóa các dạng khác gồm:
# 0 cho những số nguyên được gia công tròn# ,0 cho các số nguyên được thiết kế tròn và tất cả dấu ngăn cách hàng nghìn# ,0.00 cho những số đúng chuẩn đến 2 chữ số thập phân, và gồm dấu chia cách hàng nghìn# $,0 mang đến số đô la nguyên được gia công tròn và gồm dấu ngăn cách hàng nghìn.# "$,0.00;($,0.00);"-"" sử dụng cho đơn vị chức năng tiền tệ với lốt ngoặc quanh số âm với dấu gạch men ngang cho những giá trị 0.Bên cạnh đó, thỉnh thoảng có số phần trăm, chúng ta cần chỉnh sửa trường xác suất bằng định dạng: =«Percent»*100 # 0.00%
Kết luận
Hi vọng bài xích hướng dẫn định hình ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số bằng phương pháp dùng
Mail Merge trong Word này của chúng mình rất có thể giúp bạn nâng cấp tốc độ làm cho việc.
Nhiều fan nhầm tưởng, sử dụng Word biên soạn thảo ra được một tài liệu tương đối dễ nhìn thì được xem là thành thạo. Mặc dù nhiên tài năng dùng Word lại nhiều hơn thế bạn tưởng, của cả chiều sâu lẫn rộng. Để trở thành chuyên viên dùng Word với tự tin trước phần đa thứ liên quan đến Word hãy download ngay cho chính mình trọn bộ kiến thức
Tuyệt đỉnh Microsoft Word: Trở thành chuyên viên soạn thảo văn bạn dạng sau 8 giờ
Tuyệt đỉnh
Microsoft Word là khóa đào tạo và huấn luyện tin học công sở được kiến tạo và cách tân và phát triển bởiđội ngũ tạo nên Gitiho được 50+ doanh nghiệp tin tưởng với rộng 40.000+ học viên tin dùng. Khóa học để giúp bạn áp dụng thành thành thạo phần mềm
Microsoft Word để cách xử lý công việc. Với 44 bài giảng cụ thể từ cơ bạn dạng đến nâng cao, dù ai đang ở trình độ nào thì cũng rất có thể tham gia khóa học. Đặc biệt, trong quy trình học, bạn có thể đặt thắc mắc cho giảng viên và sẽ tiến hành giải đáp trong khoảng 24h.
Gitiho ko giới hạn thời hạn và mốc giới hạn học của từng khóa. Lịch trình học vẫn được update thường xuyện để cung cấp cho học tập viên những kiến thức mới nhất. Bạn chỉ cần đăng cam kết tham gia một lượt là rất có thể học không giới hạn trọn đời. Chúc chúng ta học tập hiệu quả!
Trộn thư (Mail Merge trong excel) là 1 trong những công nắm vô thuộc tiết kiệm thời hạn khi cần gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn hối hả tạo một lá thư, email hay tựa thư vào Word bằng phương pháp hợp nhất thông tin bạn tất cả trong trang tính Excel. Học excel cải thiện Online vẫn cung cấp cho chính mình tổng quan tiền của công năng này và khuyên bảo trộn thư theo từng bước.
Nền tảng trộn thư:
Trộn thư (mail merge trong excel) hoàn toàn có thể trông nặng nề khăn, tuy vậy trên thực tế quy trình này khá 1-1 giản.Dể giúp cho bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư gồm 3 tài liệu:
Văn bạn dạng Word đựng mã ứng với từng phần nỗ lực thể. Tệp mối cung cấp trộn thư Excel chứa tin tức người nhận, từng hàng là 1 trong người nhận. Phiên bản Word sau cuối với thư, email, phong bì hoàn chỉnh.Chuẩn bị trang tính Excel mang đến trộn thư:
khi chúng ta trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word vẫn lấy tên, add và các chi tiết khác của fan nhận trực tiếp từ bảng tính Excel. Vị vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc hẳn rằng rằng tệp Excel sẽ có tất cả thông tin bạn có nhu cầu bao có tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều showroom liên hệ hoặc thông tin khác, bạn nên biến đổi hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư. Mọi điều quan trọng cần kiểm tra: những cột vào bảng tính Excel cần khớp với các phần bạn có nhu cầu sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với người đọc bởi Tên, hãy chắc chắn là đã tạo ra hai cột họ với tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên tín đồ nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột Bang và tp riêng biệt. Ví như tệp Excel bao hàm ngày, giờ, quý giá tiền tệ hoặc mã bưu điện bước đầu hoặc xong xuôi bằng 0, hãy định hình đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ. Nếu như bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập tin tức từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.Cách trộn thư từ Excel sang Word:
Khi chấm dứt và soát sổ lại trang tính Excel, bạn đã chuẩn bị để trộn thư. Trong lấy ví dụ như này, họ sẽ trộn thư cùng với một danh sách người thừa nhận trong Wrd 2010, giống như cho Word 2013.
nếu khách hàng đã biên soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tư liệu Word hiện có, hoặc sản xuất một tư liệu mới. Chọn một số loại trộn thư các bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), thư điện tử (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tư liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, chúng ta chọn Letters.Chú ý. nếu như tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn Select All ở góc dưới mặt trái.
nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.
Chú ý. Phòng ngừa những thông tin hiển thị mỗi lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm kết nối với danh sách thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số cùng tiền tệ khi trộn thư trong Word
Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách thức khác cùng với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện tại trực tiếp vào văn bản Word.
chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng rất có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng khác. Thừa nhận Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY. Thêm trong số những mã hình trong các bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 lộ diện thành $3000, thêm # $,0 và mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0 dấn F9 để cập nhấn vùng. Kế tiếp nhấn Shift + F9 giúp thấy kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị chức năng tiền tệ với phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| # 0 | MERGEFIELD CURRENCY# 0 | 3000 | Làm tròn số |
| # ,0 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0 | 3,000 | Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # ,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00 | 3,000.00 | Số chứa hai chữ số thập phân và ngăn cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # $,0 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0 | $3,000 | Làm tròn đô la với dấu phẩy ngăn cách phần ngàn |
| # $,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00 | $3,000.00 | Dollar đựng hai chữ số thập phân và chia cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # “$,0.00;($,0.00);’-‘” | MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, vết ngoặc có nghĩa là số âm và một dấu gạch nối mang đến giá trị 0 |
| # 0.00% | MERGEFIELD PERCENT# 0.00% | 1.00% | Phần trăm cất hai chữ số thập phân |
| # 0% | MERGEFIELD PERCENT# 0% | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý. Thay bởi kí hiệu $, chúng ta có thể thay bởi ký hiệu tiền tệ không giống € hoặc £.
Định dạng ngày tháng với thời gian
| Mã hình Ngày tháng/Thời gian | Ví dụ |
| “HH:mm:ss” | 10:45:32 |
Bạn có thể sử dụng d, M, y cho một ngày tháng cùng giờ, nhưng lại nhớ rằng M đại diện cho mon còn m đại diện cho phút.
Thay đổi định hình của ngày tháng cùng giờ hiện tại tại:Nếu chúng ta thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời hạn hiện tại trong văn bạn dạng trộn thư, chúng ta cũng có thể thay đổi format của chúng.
lựa chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay đổi định dạng. Dìm Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu như bạn chọn vùng Date, các bạn sẽ thấy DATE “M/d/yyyy” Nhấp bắt buộc vào vùng và lựa chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.Chú ý. Nếu bạn có nhu cầu giữ nguyên định dạng khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ vỏ hộp thoại.
Phím tắt Mail Merge:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở toàn vùng cần điền và công dụng trong văn bạn dạng trộn thư |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của không ít chỗ trống |
| F9 | Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt nhỏ trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 nhằm cập nhật |
| F11 | Đến địa điểm trống đề nghị điền sau |
| Shift + F11 | Đến vị trí trống phải điền trước |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn bạn dạng trộn thư. Chú ý: vấn đề đó sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel với văn phiên bản Word, mối cung cấp trộn thư đã không auto cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư |
| Alt + Shift + M | In văn bản trộn thư |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một chỗ trống |
| Ctrl + F11 | Khóa vị trí trống đề nghị điền. Tác dụng sẽ không được update khi thông tin nguồn của Excel nỗ lực đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa chỗ trống đề nghị điền. Công dụng chỗ trống đã được update lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ liên kết chỗ trống phải điền. Chỗ trống sẽ tiến hành xóa vĩnh viễn ngoài văn bạn dạng và sửa chữa thay thế bằng giá bán trị lúc này hiển thị dưới định dạng bình thường. Xem thêm: Thai Nhi 5 Tuần Tuổi: Sự Phát Triển Của Bé Và Thay Đổi Ở Mẹ Cần Lưu Ý Gì? |
| Alt + Shift + D | Chèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang |
| Alt + Shift + T | Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại |
| Alt + Shift + L | Chèn số thứ tự |
Nguồn: Ablebits, dịch với biên tập bởi cdvhnghean.edu.vn Online.
Ngoài ra để áp dụng Excel vào quá trình một cách hiệu quả thì chúng ta còn nên sử dụng giỏi các hàm, những công ráng khác của Excel:Một số hàm cơ bản thường gặp như: SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo một điểm kiện, nhiều điều kiện COUNTIF, COUNTIFS nhằm thống kê, đếm theo một điều kiện, những điều kiện những hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số… những hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…Một số công cụ hay được dùng như: Định dạng theo đk với Conditional formatting thiết lập điều khiếu nại nhập dữ liệu với Data Validation giải pháp đặt Name và thực hiện Name trong phương pháp Lập report với Pivot Table…Rất nhiều kiến thức và kỹ năng phải không nào? toàn cục những kiến thức và kỹ năng này các bạn đều rất có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chăm gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học khiến cho bạn hệ thống kỹ năng và kiến thức một cách đầy đủ, đưa ra tiết. Hơn nữa không hề có số lượng giới hạn về thời hạn học tập nên chúng ta có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ ợt tra cứu giúp lại kiến thức khi cần. Bây chừ hệ thống đang sẵn có ưu đãi cực kỳ lớn cho mình khi đăng ký tham gia khóa học. Cụ thể xem tại: HocExcel.Online