Thay đổi tên hiển thị trong outlook giúp bạn đặt tên theo đúng ý muốn. Điều này thực sự hữu ích, nhất là đối với các email phục vụ cho công việc. Nó sẽ giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Việc đổi tên hiển thị khá đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện vài thao tác là có thể dễ dàng đổi tên. Hosting Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cách đổi tên trong bài viết này! Cùng xem ngay nhé!


Đổi tên email trong outlook 

Cách thực hiện đổi tên email trong outlook phiên bản 2010 như sau.

Bạn đang xem: Hiển thị tên người gửi trong outlook 2007

- Bước 1: Bạn nhấn vào tab “File”.

- Bước 2: Trên tab thông tin xổ ra, bạn nhấn chọn “Thiết đặt tài khoản”.
*

- Bước 3: Bạn chọn tài khoản email muốn cập nhật tên và nhấn nút “Thay đổi”.

- Bước 4: Tại hộp “Thông tin người dùng”, bạn nhập tên hiển thị của email như mong muốn vào mục “Tên bạn”. Sau đó nhấn Save để hoàn tất.

Như vậy, bạn đã thực hiện xong việc đổi tên hiển thị của email trong Outlook 2010.

**Lưu ý: Vì outlook là email sử dụng giao dịch trong công việc nên cách đặt tên người gửi trong outlook phải thể hiện tính chuyên nghiệp. Bạn có thể đặt họ tên đầy đủ. Hoặc nếu thường xuyên giao dịch với khách nước ngoài thì đặt tên theo cách gọi của phương Tây là tên trước, họ sau.

Hiển thị tên người gửi trong outlook 2007

Nếu dùng phiên bản Outlook cũ hơn như bản 2007 thì cách đổi tên cũng không hề phức tạp như bạn nghĩ. Để thay đổi tên hiển thị của email người gửi trong outlook 2007, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau.

- Bước 1: Trên thanh menu công cụ, chọn “Thiết đặt tài khoản”.

- Bước 2: Tại tab Email, nhấn chọn tài khoản của nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP), rồi bấm tiếp “Thay đổi”.

- Bước 3: Trong mục “Thông tin người dùng”, tại hộp “Tên bạn”, bạn nhập tên cần hiển thị với người nhận email.

*

- Bước 4: Click “Tiếp tục”, sau đó nhấn tiếp “Kết thúc” để hoàn tất.

Thay đổi tên người nhận trong outlook

Để lưu trữ thông tin người nhận, bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau. Tuy nhiên, lưu ý là nên có cách đặt tên theo dấu hiệu nhận dạng riêng để tránh bị nhầm lẫn. Gợi ý, bạn có thể đặt tên Công ty của người nhận trước rồi đến họ tên của họ. Ví dụ, Công ty abc – Mr. A.

Cách 1: Thêm liên hệ vào Outlook từ một địa chỉ email người nhận

Khi nhận email từ một người nào đó và bạn muốn lưu liên hệ vào Outlook. Cách thực hiện vô cùng đơn giản. Chỉ cần mở email, click chuột phải vào địa chỉ email của người gửi. 

*

Sau đó, một menu sẽ xuất hiện, bạn chọn “Add to Outlook Contacts” rồi điền đầy đủ các thông tin trong thẻ liên hệ. Khi đã điền xong, nhấn “Save & New” để lưu và tạo tiếp liên hệ mới. Hoặc “Save & Close” để lưu và hoàn tất việc tạo liên hệ.

*

Cách 2: Thêm liên hệ vào MS Outlook từ cửa sổ địa chỉ

Phương pháp này đặc biệt hữu dụng khi bạn có danh thiếp của liên hệ cần thêm vào MS Outlook. Điều này giúp bạn lưu trữ thông tin trực tuyến tốt hơn so với việc giữ các danh thiếp giấy.

Để thực hiện, bạn mở phần “Liên hệ” trong Outlook, nhấp chuột phải vào sổ địa chỉ. Sau đó, menu địa chỉ sẽ hiện ra, và bạn click vào “New Entry”.

*

Trong hộp New Entry, click chọn “New Contact” rồi chọn OK.

*

Một bảng Contact Card rỗng xuất hiện, bạn chỉ việc điền đầy đủ các thông tin như trong bảng rồi nhấn “Save & New” để lưu liên hệ, sau đó tiếp tục tạo contact mới. Hoặc nhấn “Save & Close” để về lại hộp “Address book: Contacts”.

*

Sau khi hoàn tất việc thêm liên hệ, nếu bạn muốn thêm hình ảnh vào từng email của người nhận thì nhấp vào biểu tượng “Add Contact Picture”. Lúc này, một pop – up sẽ mở ra và điều hướng để bạn đi đến folder chứa hình ảnh.

*

Bạn chọn hình ảnh xong thì nhấn OK để hoàn tất.

Để xem các liên hệ đã tạo, bạn nhấp vào biểu tượng “Address Book” ở thanh công cụ. Sổ địa chỉ sẽ hiện ra danh sách các liên hệ đã lưu. Muốn biết chi tiết từng liên hệ, bạn chỉ việc double click vào tên đó.

Thay đổi chữ ký trong outlook 2010

Trong phiên bản outlook 2007 và 2010 thì cách tạo hoặc thay đổi chữ ký khá giống nhau. Bạn chỉ việc thực hiện các bước sau.

- Bước 1: Mở thư mới, sau đó bấm chọn “Chữ ký”.
*

- Bước 2: Trong tab “Chữ ký email”, click “Mới”.

- Bước 3: Nhập tên cho chữ ký, rồi bấm OK.

- Bước 4: Trong hộp “Sửa chữ ký”, bạn nhập nội dung chữ ký cần tạo.

- Bước 5: Định dạng, thiết kế nội dung chữ ký tùy ý.

- Bước 6: Nếu muốn thêm các yếu tố khác ngoài nội dung text vào chữ ký. Bạn bấm vào vị trí dự kiến để yếu tố đó xuất hiện và thực hiện một trong các thao tác sau.

Thêm danh thiếp điện tử: Nhấp chuột vào “Danh thiếp”, bấm tiếp liên hệ đã lưu trong danh sách. Sau đó, nhấn OK. Thêm link liên kết: Nhấp chuột vào biểu tượng chèn link, tiếp đến nhập trình duyệt, rồi nhấn OK. Thêm ảnh: Nhấp chuột vào biểu tượng ảnh, sau đó chọn ảnh trong máy tính rồi nhấn OK.

- Bước 7: Nhấn OK để hoàn tất tạo chữ ký.

Để chữ ký tự động được thêm và thư, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau.

- Bước 1: Chọn tab “Thư”, chọn tiếp “Chữ ký”.

- Bước 2: Dưới mục “Chọn chữ ký mặc định”, bạn chọn một tài khoản email muốn liên kết với chữ ký.

- Bước 3: Trong danh sách “Thư mới”, bạn chọn chữ ký muốn sử dụng.

- Bước 4: Nhấn chọn chữ ký trong mục “Trả lời/chuyển tiếp” nếu muốn chữ ký xuất hiện trong email gửi đi và cả email chuyển tiếp. Còn nếu không muốn thì nhấn “Không”.

Có thể thấy, thay đổi tên hiển thị trong outlook 2010 kết hợp với chèn thêm chữ ký sẽ tạo nên một email chuyên nghiệp, mang phong cách “văn phòng”. Điều này giúp người nhận có thiện cảm và sẵn sàng đọc email hơn.

Qua những thông tin trên Hosting Việt mong muốn có thể cung cấp cho các bạn cái nhìn tổng thể nhất về cách thay đổi tên hiển thị và chữ ký trong outlook. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về cách thay đổi tên hiển thị và chữ ký trong outlook hãy comment phía bên dưới để chúng tôi giúp đỡ bạn nhé!

Tính năng tạo thư mục cho từng người gửi email của Outlook giúp bạn sắp xếp email có trật tự. Bạn có thể sử dụng tính năng này để sắp xếp hộp thư inbox của mình một cách gọn gàng sạch sẽ. Từ đó làm việc hiệu quả hơn.

Vậy làm thế nào để tạo từng thư mục này? cdvhnghean.edu.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook.

Chú ý:

Bài viết áp dụng được với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự.


Nội dung chính

7. Xóa email để dọn dẹp hộp thư của bạn

1. Tạo thư mục trong Outlook

Để tạo một thư mục trong MS Outlook, click vào tab Folder từ thanh Ribbon. Chọn vài mục New Folder. Hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder sẽ hiển thị:

*

Nhấn vào hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder và lưu trữ email của bạn.

Nhập tên thư mục mà bạn muốn tạo vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn vừa mới thực hiện xong.

2. Đổi tên thư mục

Bạn có thể đổi tên thư mục sau khi tạo. Nhấp chuột phải vào thư mục mà bạn muốn đổi tên >> chọn vào biểu tượng đổi tên thư mục Rename Folder trong tab Folder.

Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xoay quanh tên thư mục đó:

Gõ tên thư mục mới mà bạn muốn đổi >> Enter để hoàn tất lưu tên mới.

3. Di chuyển thư vào thư mục mới của bạn

Sau khi bạn tạo một thư mục, hãy di chuyển email vào thư mục đó để hộp thư của bạn gọn gàng và khoa học hơn. Quay lại màn hình chính trong hộp của bạn để chọn những email mà bạn muốn di chuyển:

*

Nhấp chuột vào email để chọn nó, kéo thả và di chuyển vào thư mục của bạn.

4. Xóa thư trong thư mục

Khi sử dụng lâu ngày hộp thư của bạn sẽ đầy. Bạn nên xóa bớt email để giải phóng dung lượng.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

*

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Khi bạn xóa thư mục, tất cả thư trong thư mục đó sẽ bị xóa.

5. Đổi màu trong thư mục

Để đổi tên thư mục nhấp chuột phải vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn tất cả Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

*

Nhấp vào màu mà bạn muốn đổi và nhấn nút Rename. Hoặc gõ đè lên thư mục mà bạn muốn đổi tên. Nhấp vào nút Ok thi thao tác xong với thư mục đó.

6. Gán màu cho thư mục email

Để gán một màu cho một email, Chọn vào email mà bạn muốn đổi màu >> chọn vào biểu tượng Categorize. Trình đơn Categorize thả xuống sẽ hiển thị:

*

Nhấp vào màu mà bạn muốn gán cho những email của mình đã lựa chọn.

7. Xóa email để dọn dẹp hộp thư của bạn

Các bạn thường lưu trữ email quá nhiều, làm cho hộp thư của bạn bị lộn xộn. Như vậy để tổ chức lại hộp thư Outlook, bạn có thể chọn lưu trữ hoặc xóa các thư cũ.

Lưu trữ – Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế cho các sms cũ hơn mà bạn dự định để lại.Xóa – Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông như một thùng rác). Xóa thường dành riêng cho các mail mà bạn không trông mong để sử dụng trong tương lai.

Outlook cũng cho người dùng dọn dẹp Cleanup tool. Khi sử dụng Cleanup tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc một thư mục con công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp. Cleanup tool giúp các bạn loại bỏ những email trùng lặp.

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những mẹo làm sao để sử dụng những tool này:

7.1 Xóa những email cũ

Để xóa một email rất đơn giản chỉ cần chọn những email mà bạn cần xóa:

*

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông giống như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.

Sau khi nhấp vào biểu tượng xóa, email của bạn sẽ nằm trong thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác).

Để xóa hẳn email các bạn phải Deleted Items (Thùng rác). Nhấp vào email đó một lần nữa để chọn nó >> Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá vĩnh viễn

7.2 Lưu trữ email thủ công

Ta có thể di dời các email cũ vào mục lưu trữ. Để lưu trữ email, nhấp vào email đó >> Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh Ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

*

Nếu không sử dụng thư mục Archive thì các bạn có thể tạo một lưu mục và lưu trữ email của mình ở thư mục trên. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ xây dựng một thư mục mới có tên Archive và chuyển các email mà bạn đã lựa chọn vào đó.

Xem thêm:

Kết

Như vậy chúng tôi đã chia sẻ với các bạn cách tạo thư mục email cho từng người gửi để hộp thư của bạn gọn gàng hơn.

Chúc các bạn thành công!