Đánh số thứ tự là thao tác gần như bắt buộc đối với bất cứ ai muốn sử dụng Excel để lập bảng tính. Thao tác này rất đơn giản và đây là 3 cách đánh số thứ tự trong Excel thông dụng nhất.
Bạn đang xem: Công thức đánh số thứ tự trong excel
Một bảng tính trong Excel thường chứa rất nhiều loại thông tin khác nhau, trong đó loại số thứ tự của mỗi hàng mỗi cột đóng vai trò rất quan trọng để người dùng có thể tìm kiếm - phân biệt - sắp xếp đúng theo mong muốn của mình. Để biết cách đánh số thứ tự trong Excel, bạn hãy cùng FPT Shop tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
3 cách đánh số thứ tự trong Excel phổ biến nhất
Đánh số thứ tự trong Excel bằng thao tác rê chuột
Tất nhiên như trên đã nói, chúng ta hoàn toàn có thể nhập số một cách thủ công vào từng ô để đánh số thứ tự trong Excel, nhưng rõ ràng cách này quá nghiệp dư cũng như mất thời gian. Cách đánh số trong Excel đơn giản và nhanh chóng đầu tiên mà chúng tôi muốn giới thiệu đến các bạn chính là cách đánh số thứ tự bằng động tác rê chuột. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Trong một bảng tính Excel bất kỳ, bạn nhập 2 số thứ tự đầu tiên vào ô A1 và A2, như trong ví dụ là 1 và 2.
Bước 2: Kéo chọn cả 2 ô trên và nhấn chuột vào vị trí như trong hình ảnh minh họa để kéo xuống dưới.
Bước 3: Sau khi bạn thả chuột tại ô tính nào, số thứ tự sẽ được tự động điền đến ô số đó.
Lưu ý: Nếu bạn nhập giá trị tại A1 và A2 lần lượt là 1 và 2, Excel sẽ hiểu rằng bạn đang muốn đánh số thứ tự tăng dần. Nếu bạn nhập 1 và 3, Excel tự hiểu là số thứ tự sẽ được tính theo số lẻ tăng dần nhé.
Đánh số thứ tự trong Excel bằng câu lệnh
Đây là cách thay vì nhập 2 giá trị đầu tiên để Excel có căn cứ tự động điền số thứ tự, bạn chỉ cần nhập 1 ô và ô thứ 2 sẽ thay thế bằng câu lệnh. Cách tiến hành cụ thể như sau:
Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên vào bảng tính, ở đây chúng ta chọn số 1 và ô A1.
Bước 2: Tại ô A2, chúng ta gõ câu lệnh: =A1+1 và nhấn Enter.
Bước 3: Trỏ chuột vào ô A2 và kéo xuống dưới, số thứ tự sẽ tự động được điền.
Đánh số thứ tự trong Excel bằng tiện ích Fill
Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel rất nhanh chóng và chuyên nghiệp, các bạn tiến hành theo các bước sau.
Bước 1: Nhập số 1 vào vị trí đầu tiên bạn muốn bắt đầu đánh số thứ tự. Click vào icon Fill trên màn hình Home và chọn Series
Bước 2: Một cửa sổ mới mở ra, bạn chọn các mục theo hướng dẫn trong hình ảnh minh họa. Theo hình ảnh minh họa, chúng ta sẽ đánh số thứ tự tăng dần theo hàng dọc và số thứ tự tối đa là 10. Sau khi lựa chọn xong, click OK để hoàn thành.
Bước 3: Kết quả sau khi thực hiện các tùy chỉnh trong Fill/ Series
Hy vọng bài viết này cung cấp thêm cho bạn những thông tin hữu ích về cách đánh số thứ tự trong Excel. Sau khi đọc xong, hãy tự mình thực hiện trên máy tính ở nhà xem kết quả như thế nào nhé.
Xin cám ơn sự theo dõi của các bạn, hẹn gặp lại tại những bài viết tiếp theo trong chuyên mục Thủ
Thuật.
Bình thường, để đánh số thứ tự cột trong một bảng dữ liệu Excel, đa số các bạn thường nhập số thứ tự đầu tiên, ví dụ 1 rồi ở ô phía dưới, bạn nhập hàm =”ô đầu”+1 rồi kéo xuống hết cột muốn đánh số thứ tự, vậy là xong. Tuy nhiên, nó rất thủ công và không thể áp dụng cách thông thường khi số cột quá lớn.
Do đó, bài viết dưới đây Học Excel Online sẽ chia sẻ cho các bạn các bước đánh số thứ tự cực kì nhanh chóng và khoa học.
Cách đánh số thứ tự tự động đơn giản
Bước 1: Ta nhập số thứ tự đầu tiên, là 1.
Bước 2: Trong phần Editing chọn Fill / Series.
Bước 3: Hộp thoại Series xuất hiện.
Series in: Chọn Rows nếu đánh số theo hàng còn chọn Columns nếu đánh số theo cột.Trong Type có những lựa chọn sau:
+ Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
+ Growth: Kiểu lũy tiến.
+ Date: Kiểu ngày tháng.
+ AutoFill: Kiểu tự động điền.
Chẳng hạn, ở đây mình chọn đánh số theo Columns và Type là Linear với Step value là 1 và Stop Value là 20.
=> Nhấn OK, và có được kết quả
Đánh số thứ tự kết quả lọc Autofilter với hàm Subtotal
Thông thường trong khi làm việc trên Excel chúng ta thường sử dụng cột Số thứ tự để đếm thứ tự các dòng nội dung trong bảng tính. Tuy nhiên việc đánh số thứ tự theo cách thông thường sẽ có hạn chế khi chúng ta sử dụng tính năng lọc dữ liệu bằng Autofilter. Để minh họa rõ hơn điều này chúng ta cùng xem ví dụ bên dưới:
Cho bảng dữ liệu như sau, trong đó cột số thứ tự được đánh số trực tiếp:
Khi lọc nội dung trong bảng dữ liệu trên theo nhân viên Long (Sử dụng Auto
Filter và lọc ở cột D theo nhân viên Long) thì kết quả như sau:
Nhìn vào cột STT chúng ta thấy STT không thay đổi khi ta thực hiện việc lọc. Và với STT như vậy thì việc theo dõi kết quả lọc của chúng ta sẽ gặp nhiều khó khăn, do cột STT không còn thể hiện đúng vai trò là thứ tự các dòng nội dung phát sinh.
Để có thể giữ đúng bản chất của cột STT khi sử dụng Auto
Filter, chúng ta sẽ áp dụng hàm SUBTOTAL trong cột số thứ tự.
Công thức đánh số thứ tự
Nguyên tắc của việc đánh số thứ tự là đếm những dòng có nội dung. Với mỗi dòng có nội dung phát sinh thì sẽ tính là 1 đơn vị, dòng tiếp theo có chứa nội dung thì sẽ bằng số thứ tự ở dòng trước cộng thêm 1.
Khi nhắc tới hàm đếm trong excel, chúng ta nghĩ tới COUNT
Trong hàm Subtotal cũng hỗ trợ việc đếm: sử dụng function_num là 3
Vùng tham chiếu có thể chọn là vùng luôn chắc chắn có nội dung (để tránh việc trên cùng 1 dòng mà đếm ở vùng không có nội dung thì dòng đó sẽ không được tính). Ví dụ ở đây chúng ta chọn với cột D – cột Nhân viên. Đếm bắt đầu từ dòng thứ 2 nên sẽ bắt đầu với ô D2. Khi đếm các dòng tiếp theo thì sẽ đếm cả những ô trước đó:
Số thứ tự tại dòng 2 = COUNT(D2:D2)Số thứ tự tại dòng 3 = COUNT(D2:D3)Số thứ tự tại dòng 4 = COUNT(D2:D4)Do đó D2 luôn xuất hiện trong các công thức => Cố định điểm D2
Chúng ta có công thức đếm số thứ tự tại ô A2 như sau:
A2=SUBTOTALL(3, $D$2:D2)
=> Copy (filldown) công thức tại A2 xuống các dòng tiếp theo ở cột A
Đánh giá kết quả
Kết quả sau khi sử dụng công thức Subtotal ở cột STT và sử dụng Autofilter với Nhân viên Long như sau:
Như vậy số thứ tự đã được thay đổi 1 cách tự động dựa theo kết quả lọc.
Cách đánh số thứ tự tự động trong excel với hàm COUNTA
chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn cách sử dụng hàm đánh số thự tự tự động trong excel với hàm COUNTA một cách đơn giản và hiệu quả nhất.
Bước 1: Xác định kết quả cần đạt được (diễn đạt bằng lời)
Đánh số thứ tự bắt đầu từ dòng thứ 2Nếu nội dung Họ tên không có (dòng trống) thì lấy giá trị rỗng (bỏ qua)Nếu có nội dung Họ tên thì STT sẽ là đếm tổng số Họ tên đã cóBước 2: Cách sử dụng hàm COUNTA
A2 =IF(B2=””,0,COUNTA($B2:B2))
Nội dung hàm được hiểu như sau:
IF(B2=””,0, là nếu ô B2 bằng rỗng thì sẽ nhận kết quả stt = 0
COUNTA($B2:B2) trường hợp ô B2 không rỗng, sẽ đếm những ô có dữ liệu trong khoảng ô B2 đến B2 (cố định điểm đầu là ô B2, điểm cuối không cố định để khi copy công thức sẽ có thể tự mở rộng tham chiếu này)
Hàm được thực hiện ngay tại ô A2. Điểm bắt đầu hàm Count
A là ô B2, điểm đầu này phải được cố định, còn điểm cuối không cố định để khi thay đổi vị trí ô cần tính STT ở cột A thì độ rộng của vùng họ tên cần đếm sẽ thay đổi tương ứng
Như vậy chỉ bằng cách sử dụng hàm COUNTA kết hợp với hàm IF, chúng ta đã có thể tự động đánh số thứ tự cho cột STT trong Excel.
Xem thêm: Hiện Các Cột Ẩn Trong Excel Đơn Giản, Dễ Hiểu Và Nhanh Nhất, Cách Bỏ Ẩn Và Hiển Thị Các Cột Ẩn Trong Excel
Trên đây là hướng dẫn của Học Excel Online về mẹo đánh số thứ tự tự động trong cột của Excel. Bạn có thể tham khảo các bài viết khác tại cdvhnghean.edu.vn Học Excel Online để tự nâng cao kiến thức về Excel. Ngoài ra, Học Excel Online có khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia hướng dẫn các bạn học Excel từ cơ bản nhất tới Excel nâng cao. Sau khóa học, bạn có thể tự tin sử dụng Excel trong mọi công việc mà bạn đang làm. Hơn nữa, thời gian học rất thoải mái, bạn có thể học bất cứ lúc nào bạn muốn trên các thiết bị có kết nối internet, quá dễ dàng phải không nào.