Outlook là 1 trong các ứng dụng thông dụng của cục Microsoft Office, hỗ trợ các công cụ cai quản email cá thể và doanh nghiệp. Bài viết này sẽ chia sẻ các mẹo áp dụng Outlook rất hữu dụng mà bạn nên biết để triển khai việc hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày, bao gồm Các phím tắt trong Outlook, hứa giờ nhằm gửi email, Archive khi mailbox đầy, Recall email gửi nhầm…
Các phím tắt giỏi trong Outlook
Hãy lưu giữ lại các quá trình hàng ngày mà các bạn phải liên hệ với Outlook. Chúng ta có cần chỉ là biên soạn mail mới, reply email, reply email cho tất cả mọi bạn và forward không?
Dùng ngôn ngữ thoải mái và tự nhiên khi để lịch họp
Làm việc tại văn phòng, đặt lịch họp cũng là việc liên tục bạn bắt buộc làm. Tuy vậy thay bởi hẹn thời gian bằng phương pháp ngồi mò mẫm những số lượng nhàm chán, bạn có thể thử gõ bởi ngôn ngữ tự nhiên và thoải mái vào khung ngày tháng, ví dụ như: 3 days after tomorrow (chỉ áp dụng được bằng tiếng Anh).
Bạn đang xem: Cách quản lý outlook hiệu quả
Outlook sẽ tự động tìm đúng mang đến ngày đó cho bạn.
Mail đầy rồi, giữ giàng thôi!
Nếu dung tích lưu trữ vỏ hộp mail outlook của doanh nghiệp tại doanh nghiệp không lớn, bạn cần phải lưu email lại nhằm thêm khu vực trống mang đến mail mới. Chúng ta có thể làm theo phía dẫn sau:
Vào file chọn Archive… Browse nhằm chọn thư mục và sản xuất tập tin giữ mail vào
Chọn hộp mail để lưu
Vậy là xong. Về sau khi ao ước kiểm tra lại những mail cũ, bạn chỉ cần vào lại thư mục Archive như sau:
Hẹn giờ gửi email
Bạn tất cả biết Outlook có tác dụng hẹn giờ gởi mail? Nếu chưa biết, ban có thể xem hướng dẫn dưới để sử dụng công dụng này:
Soạn một emailMở vỏ hộp thoại Option trên thanh công cụ
Chọn vì chưng not deliver before và nhập vào thời gian mong muốn
Lỡ gởi nhầm 1 email! Recall ngay!
Google có công dụng Undo Send cho tất cả những người dùng nếu muốn lấy lại mail. Nghĩa là, nếu khách hàng đã lỡ gửi mail nhưng đùng một phát phát hiện nay sai sót, bạn cũng có thể thu hồi mail này lại. Outlook cũng đều có 1 công dụng tương từ vậy, gọi là Recall.
Để Recall mail thì chúng ta hãy hoàn toàn có thể làm theo phía dẫn:
Chọn e-mail vừa gửi trong hộp thư SentỞ thẻ Action, chọn Other Actions và chọn Recall This Message
Tuy nhiên, email của khách hàng chỉ đem lại được khi tín đồ nhận chưa xuất hiện sổ Outlook. Nếu người nhận đang mở cửa sổ Outlook, mặc dù rằng họ không mở mail của người tiêu dùng ra thì các bạn cũng bắt buộc recall. Vị vậy, phát âm kỹ email trước lúc gửi vẫn hết sức quan trọng các bạn nhé.
post-promotion-placement#checkSidebar
Ad
Display
Condition" data-controller="inline-toc-analytics scroll-position sticky-ad post-promotion-placement ">
scroll-to-target-tracking#on
Click" data-label="Scroll to lớn top" data-target-selector="#page-body"> Scroll to top
Read Time: đôi mươi min url-selector#selection
Changed"> العربية/عربي Deutsch English Español Bahasa Indonesia Pусский українська мова giờ đồng hồ Việt
Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn mèo Tien (you can also view the original English article)
Nếu hộp thư Microsoft Outlook của chúng ta lộn xộn với đầy những tin nhắn, thì các bạn sẽ có nhiều cơ hội bỏ dở một tin nhắn quan trọng. Là một trong những chủ doanh nghiệp, bỏ lỡ một bức thư hoàn toàn có thể là thảm họa. Nó có nghĩa là mất đi quá trình kinh doanh. Cùng ngay cả khi chúng ta không thiết lập một doanh nghiệp, không người nào muốn quăng quật sót thư điện tử quan trọng.
Bạn có thể tìm gọi về cách để tổ chức Outlook, vì vậy nó sẽ hiệu quả hơn. Microsoft Outlook bao gồm một số công cụ mà bạn cũng có thể sử dụng để làm cho hộp thư của khách hàng có tổ chức hơn, nếu như bạn biết phải làm gì. Nếu khách hàng chỉ vừa bước đầu với Outlook, hoặc nếu như khách hàng đang không áp dụng nó, chúng ta có thể sẽ không áp dụng được hết kỹ năng của nó.
Trong khuyên bảo này, shop chúng tôi sẽ chỉ cho chính mình cách làm gắng nào nhằm tổ chức những email trong outlook của bạn. Cửa hàng chúng tôi sẽ giải thích cách thao tác làm việc của các thư mục với hạng mục. Công ty chúng tôi sẽ đề cập sở qua hiện tượng Focused Inbox. Cuối cùng, bạn sẽ tìm đọc về làm cố kỉnh nào nhằm tổ chức những email vào Outlook bằng cách sử dụng những tính năng lưu trữ Archive và xóa Delete
khám phá những lời răn dạy và kế hoạch hữu ích về tổ chức email
Trước khi bọn họ đi vào công ty đề về cách tổ chức Outlook, nhớ là đăng ký kết để nhận bản tin của Tuts+ cdvhnghean.edu.vn và download e
Book miễn giá tiền của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ebook này kể về các chiến lược và các lời khuyên hữu dụng để cai quản tất cả những email cho của bạn hiệu quả hơn.
Bây giờ hãy phát triển để khám phá về những thư mục (folder) và các thể các loại màu (categories) trong MS Outlook
Làm chũm nào để tổ chức triển khai hộp thư Outlook của chúng ta với các thư mục (Video)
Xem hướng dẫn screencast nhanh này để khám phá những điều cơ bản về bí quyết sử dụng những thư mục trong Outlook một bí quyết nhanh chóng:
Hoặc xem chi tiết các bước được viết radưới trên đây để hiểu thêm thông tin về phong thái làm cầm cố nào nhằm tổ chức những hộp thư Outlook của bạn.
Những điều bạn cần phải biết về thư mục & các thể loại màu
Nếu bạn muốn tìm phát âm làm nuốm nào để tổ chức những email vào Outlook, bạn phải hiểu các thư mục và thể các loại màu (category). Đây là phần nhiều công cụ thiết yếu mà bạn sẽ sử dụng để kiểm soát được hộp thư của bạn.
Các thư mục Microsoft Outlook
Các thư mục xuất hiện thêm ở phía bên trái của hộp thư của bạn, bên dưới địa chỉ email của công ty (nó cũng rất được gọi là Navigation Pane). Hiện bao gồm hai loại thư mục:
Thư mục mặc định. Những thư mục mặc định là folder tiêu chuẩn phần mượt MS Outlook của bạn. Những thư mục mang định bao gồm Drafts, Sent Mail, Deleted Items, Trash, Spam và vân vân. Một trong những phiên bản của Outlook cũng có một thư mục Clutter, tuy vậy nó sắp bị loại bỏ. Thư mục cá nhân. Đây là các thư mục bổ sung mà bạn tạo ra làm cho những thư ưu tiên của bạn. Rất quan trọng đặc biệt để cảnh giác không không tạo thành ra rất nhiều các thư mục hoặc bạn cũng có thể bị lẫn lộn vì ngần ngừ thư mục nào nhằm sử dụng.Ví dụ về mỗi các loại thư mục, xem phiên bản dành cho máy tính xách tay để bàn của hộp thư MS Outlook bên dưới đây:
Quan trọng: Microsoft có một số trong những phiên phiên bản hiện tại có sẵn Outlook. Dung mạo trên màn hình hiển thị và chức năng của bạn cũng có thể hơi không giống tùy thuộc vào phiên phiên bản mà ai đang sử dụng và cấu hình của nó. Phần nhiều các hướng dẫn này dựa trên phiên bạn dạng mới độc nhất vô nhị của Outlook vị được cài đặt trên máy tính để bàn của tôi. Mặc dù nhiên, bọn họ sẽ khám nghiệm trên Outlook.com để triển khai nổi bật một số tính năng làm sao đó.
chăm chú các thư mục tất cả nhãn From My quái thú của tôi. Đây không hẳn là thư mục khoác định Default. Rứa vào đó, nó là một trong những thư mục cá nhân Personal cơ mà tôi đã cung ứng cho lấy một ví dụ này.
Các khuôn khổ Microsoft Outlook
Bạn rất có thể sử dụng những hạng mục với mã màu sắc cho lá thư của bạn. Ví dụ, bạn có thể gán mã red color cho những lá thư khẩn cấp, mã màu xanh da trời cho đều thư mà chúng ta đã chuẩn bị sẵn sàng để thực hiện, khuôn khổ màu tím khiến cho các cuộc họp, và .... Bạn sẽ muốn áp dụng nó cho khối hệ thống của riêng biệt bạn.
Phân nhiều loại hộp thư của người tiêu dùng với các màu sắc mã hóa cho những hạng mục có thể chấp nhận được bạn quét qua hộp thư của người tiêu dùng một cách hối hả để quyết định sẽ làm gì với từng tin nhắn.
bạn sẽ sử dụng biểu tượng hạng mục Categorize để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục. Biểu tượng Categorize xuất hiện ở giữa các Ribbon hướng đến phía bên phải:
Lưu ý: biểu tượng Categorize chỉ dành cho những người dùng thư của Microsoft bằng cách sử dụng một cấu hình thiết lập email Pop hoặc Exchange. Nếu như bạn sử dụng một thiết lập IMAP tùy chọn này sẽ không khả dụng.
1. Giải pháp sử dụng những thư mục
Các folder trong Outlook khá dễ dàng sử dụng nếu bạn biết đề xuất làm gì. Dưới đây là một số mọi điều cơ phiên bản để sử dụng các thư mục:
bước 1. Chế tạo ra một thư mục mới New Folder
Để tạo thành một folder trong MS Outlook, bấm chuột tab Folder từ thanh Ribbon. Tiếp đến nhấp vào hình tượng thư mục mới New Folder. Hộp thoại chế tạo thư mục mới Create New Folder sẽ hiển thị:
Nhập thương hiệu của thư mục new vào trường Name. Bấm chuột vào folder mà bạn có nhu cầu đặt thư mục bắt đầu và nhấp vào OK khi chúng ta đã triển khai xong.
Trong lấy một ví dụ này, tôi đã tạo nên một thư mục mang tên là Memos và đặt nó dưới thư mục From My Boss. Dưới đây là cách chuẩn bị xếp các thư mục hiện tại tại:
Bước 2. Đổi tên một thư mục
Bạn gồm thể thay đổi tên của thư mục kia sau khi bạn đã tạo nên nó. Chọn thư mục bạn muốn đổi tên bởi cách bấm vào vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi tên thư mục Rename Folder vào tab Folder. Các bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xung xung quanh tên thư mục đó:
Gõ vào thương hiệu thư mục new vào vỏ hộp thư. Khi bạn đã thực hiện xong, nhấn phím Enter trên keyboard của bạn. Thương hiệu thư mục mới của các bạn sẽ được lưu giữ lại.
Bước 3. Dịch rời một lá thư vào một thư mục
Một khi bạn đã sản xuất ra một trong những thư mục, bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để bước đầu đưa các lá thư vào đó. Trở về hộp thư chính của công ty để xem những lá thư của bạn:
Nhấp vào một lá thư để lựa chọn nó cùng chỉ dễ dàng và đơn giản kéo lá thư kia vào thư mục lựa chọn của bạn. Trong ví dụ dưới đây, tôi vẫn kéo email "Project estimates" vào thư mục Memos:
Bước 4. Xóa một thư mục
Thỉnh thoảng bạn có thể thấy rằng bạn không hề muốn sư dụng một folder mà bạn đã tạo. Khi điều này xảy ra, chúng ta cũng có thể dễ dàng xoá thư mục kia đi.
Nhấp vào thư mục mà bạn muốn xóa vào bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:
Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) thư mục đó có khả năng sẽ bị xoá.
Chú ý: Nếu các bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư nào trong folder đó cũng biến thành bị xóa.
2. Cách thực hiện các thể một số loại màu để sở hữu tổ chức hơn trong Outlook
chúng ta hãy có một chiếc nhìn thâm thúy hơn về làm nạm nào nhằm tuỳ chỉnh và sử dụng những hạng mục để tổ chức những hộp thư của bạn.
Bước 1. Đổi thương hiệu hạng mục
Theo mang định, các hạng mục đó được lấy tên theo màu sắc. Để đổi tên một hạng mục, nhấn vào vào mũi tên phía xuống sinh sống bên yêu cầu của biểu tượng Categorize. Từ bỏ trình đối chọi thả xuống lựa chọn All Categories. Vỏ hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:
Đặt một dấu tích cạnh màu mà bạn muốn đổi tên và bấm vào nút Rename. Gõ đè lên tên mặc định của khuôn khổ để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi bạn đã thực hiện dứt các hạng mục đó.
Dưới đây là một ví dụ như về một vài hạng mục đã có được đổi tên:
Các hạnh mục tùy chỉnh thiết lập riêng của bạn có thể khác nhau.
Bước 2. Xóa một hạng mục
Sau khi chúng ta đã tùy chỉnh tất cả những hạng mục của bạn, bạn có thể thấy rằng các bạn sẽ không sử dụng toàn bộ các hạng mục này. Nếu điều đó xảy ra, chúng ta có thể xoá các hạng mục ko sử dụng.
Để xoá một hạng mục, nhấn vào tùy chọn All Categories trong trình đối chọi Categories thả xuống loại. Hộp thoại All Categories mở ra:
Nhấp vào hộp tấn công dấu cạnh bên các color mà bạn có nhu cầu xóa. Trong ví dụ như trên, tôi đã xóa khuôn khổ màu cam vì tôi không áp dụng nó. Nhấp vào nút Delete .
lúc 1 lời nhắc mở ra yêu cầu bạn xác nhận xóa, bấm nút Yes. Khi chúng ta đã hoàn chỉnh các biến đổi cho những hạng mục đó, nhấp vào OK. Thể nhiều loại màu cam không thể xuất hiện nay trên trình đơn Categorize thả xuống và các bạn không thể gán nó vào trong 1 thư email.
Bước 3. Gán một thể các loại màu cho một tin nhắn
Một khi chúng ta đã cá thể hoá các thể các loại màu của bạn, bạn đã sẵn sàng để bước đầu gán chúng cho những thư trong vỏ hộp thư của bạn. Để gán một thể các loại màu cho một lá thư, nhấp chuột lá thư kia để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Trình solo Categorize thả xuống đang hiển thị:
Nhấp vào thể nhiều loại màu mà bạn muốn gán để lá thư vẫn chọn. Thể loại màu đó sẽ được gán cho thư. Bạn sẽ thấy color của thể nhiều loại màu là một hình vuông ở bên cần tên bạn gửi thư trong vỏ hộp thư của bạn. Trong ngôn từ của lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên người gửi.
Dưới đó là một lấy ví dụ như của một vỏ hộp thư với các thể các loại màu gán cho toàn bộ các tin nhắn:
Một lá thư tất cả thể có nhiều hơn một thể nhiều loại màu để gán vào. Để gán một thể nhiều loại màu tiếp tế cho một lá thư, chọn lá thư kia và bấm chuột một thể nhiều loại màu khác vào trình đơn Categorize thả xuống .
cách 4. Làm nắm nào để sa thải một thể loại màu từ một lá thư hoặc biến đổi nó
Theo thời gian, các thể các loại màu của một lá thư rất có thể thay đổi. Chúng ta có thể loại quăng quật một thể loại màu xuất phát từ 1 lá thư hoặc biến đổi nó. Dưới đó là những vấn đề cần làm.
Để đào thải một thể các loại màu xuất phát từ 1 lá thư, bấm vào lá thư trong vỏ hộp thư của người sử dụng để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Tự trình 1-1 thả xuống, nhấp vào thể nhiều loại màu mà hiện đang gán cho e-mail để thải trừ nó:
Bạn rất có thể gán một thể nhiều loại màu mới mang lại thư trường đoản cú trình đơn thả xuống Categorize hoặc không gán màu mang đến nó.
Để loại trừ tất cả các thể nhiều loại màu và một lúc từ 1 thư email có tương đối nhiều hơn một thể nhiều loại màu, lựa chọn thư kia và click chuột tùy chọn Clear All Categories từ bỏ trình đối chọi thả xuống Categorize:
3. Biện pháp sử dụng Focused Inbox
Microsoft đã trong thừa trình reviews một tính năng mới được điện thoại tư vấn là Focused Inbox cho người dùng Outlook. Bạn đang sẵn có quyền truy vấn vào Focused Inbox hay không dựa vào vào phiên bạn dạng Microsoft Office mà bạn đang sử dụng.
nếu như phiên phiên bản Outlook của chúng ta đang thực hiện thư mục Clutter nhằm phân loại những tin nhắn không quan trọng, thì tính năng này đã được nhập vào Focused Inbox mới.Thư mục Clutter hiện tại của các bạn sẽ trở thành một thư mục thường thì khi hệ thống của khách hàng được cập nhật tính năng Focused Inbox.
Focused Inbox của Microsoft Outlook được thiết kế theo phong cách để tổ chức các hộp thư của khách hàng một giải pháp tự động. Lúc nó được kích hoạt, hộp thư của các bạn sẽ được phân thành hai tab
Tab Focused. Các email được thu xếp vào tab này là các email đặc biệt nhất và yêu cầu trả lời nhanh hơn. Tab Other. E-mail khác được sắp xếp vào tab này để bạn có thể xử lý với khi chúng ta có thời gian hơn.hiện tại, tôi chưa kích hoạt kĩ năng Focused Inbox trên laptop để bàn PC của tôi. Tuy nhiên, bây giờ nó có sẵn trong tương đối nhiều phiên bạn dạng Web của MS Outlook. Hào kiệt này cũng đều có trong phiên bạn dạng miễn tầm giá này của Outlook email mà tôi có thể tải về từ Outlook.com. Dưới đây là hình Focused Inbox với tab Focused mở ra:
Để gửi sang các tab Other từ tab Focused, chỉ cần nhấn vào vào nó:
Như bạn có thể thấy, trong ví dụ như này tab Focused chứa các thông báo từ Outlook Calendar của tôi trong khi tab Other thì bao gồm các thông báo thành phầm thường ngày ít quan trọng hơn. Tính năng Focused Inbox đưa đều thư này vào vào thư mục thích hợp một cách tự động hóa mà không bắt buộc tôi nên quyết định.
Outlook.com là 1 trong dịch vụ thư điện tử dựa trên căn nguyên web miễn tầm giá từ Microsoft. Để xem thêm về Outlook.com, hãy xem các hướng dẫn này, khu vực nó được so sánh với Gmail:
4. Cách lưu trữ Archive hoặc xóa Delete phần nhiều thư cũ & vệ sinh hộp thư của bạn
Hầu hết họ lưu trữ không ít email, cùng điều này hoàn toàn có thể làm cho 1 hộp thư bị lộn xộn. Một bí quyết khác để tổ chức hộp thư Outlook của người sử dụng là tàng trữ hoặc xóa những thư cũ..
trong lúc cả lưu trữ và xóa thư điện tử đều đưa đầy đủ lá thư thoát ra khỏi hộp thư đến của bạn, điều đặc biệt quan trọng là yêu cầu hiểu được sự khác biệt:
Archive. chuyển một lá thư mang lại một thư mục Archive. Thư mục Archive đó có thiết kế cho các tin nhắn cũ hơn nhưng mà bạn dự định để lại. Khi chúng ta lưu trữ một email, bạn cũng có thể dễ dàng truy vấn xuất nó vào một trong những ngày nào đó trong tương lai. Delete. Gửi một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông hệt như một thùng rác). Trường hợp thư mục Deleted Items rỗng, nó rất trở ngại để truy hỏi xuất thư. Xóa thường giành riêng cho các thư điện tử mà chúng ta không muốn đợi để thực hiện trong tương lai.MS Outlook cũng có một luật dọn dẹp Cleanup Tool. Bạn đã có thể có được trong những lá thư, nơi có rất nhiều lá thư trước được sao chép ở phía trên. Bạn có thể có một trong các những lá thư trước đó trong vỏ hộp thư Outlook của bạn. Khi chúng ta gán công cụ Cleanup Tool vào một cuộc truyện trò hoặc một thư mục hoặc folder con, biện pháp này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.
Tuy nhiên khi bạn làm điều đó, hầu như lá thư vứt đi để giúp đỡ cho hộp thư của chúng ta có nhiều bộ lưu trữ dự trữ trong hộp thư của bạn. Để tổ chức hộp thư của doanh nghiệp đúng cách , điều đặc biệt là để tò mò cách làm vắt nào để áp dụng những quy định này:
Bước 1. Xóa mọi lá thư cũ
Nó rất dễ ợt để xóa một thư điện tử cũ. Chỉ cần đơn giản nhấp vào e-mail đó để chọn nó:
Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông như dấu X). Lá thư đó được chuyển cho tới thư mục Deleted Items.
Để xoá vĩnh viễn một lá thư email của bạn, click chuột thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở phía bên trái và trông hệt như một thùng rác). Click chuột lá thư kia một lần nữa để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá lâu dài lá thư sẽ chọn.
Chú ý: Một số tin nhắn bị xóa vĩnh viễn hoàn toàn có thể được phục hồi từ những máy nhà nếu chúng vẫn còn đó trong thư mục Deleted Items, nhưng chúng ta có thể sẽ chẳng thể phục hồi những email sau khi chúng ta xóa bỏ nó.
Bước 2. Lưu trữ thư theo phong cách thủ công
Một cách ít thông dụng hơn để di dời các email cũ từ hộp thư của khách hàng là tàng trữ chúng. Để tàng trữ một email, bấm chuột lá thư để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon kề bên biểu tượng Delete:
Nếu bạn không sử dụng nhân tài Archive của Outlook trước đó, thì các bạn sẽ được kể để tạo một thư mục lưu trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ tạo ra một folder mới mang tên Archive và chuyển những email mà chúng ta đã chọn vào đó:
Trong tương lai khi bạn lưu trữ một email, nó sẽ đi vào thư mục này.
Bước 3. Cấu hình thiết lập các thông số lưu trữ
Bạn cũng có thể có thể thay đổi cài để lưu trữ auto của MS Outlook. Bấm vào File > Options để xuất hiện sổ Outlook Options:
Nhấp vào tùy lựa chọn Advanced từ Navigation pane bên trái. Tiếp nối nhấp vào nút Auto
Archive Settings. Hộp thoại Auto
Archive sẽ xuất hiện:
Archive để xác định các thông số lưu trữ trong Outlook.
Sử dụng hộp đánh dấu để chọn các tùy chọn lưu trữ mà bạn có nhu cầu chọn. Nhấp vào OK trên vỏ hộp thoại Auto
Archive khi bạn đã triển khai xong. Tiếp đến nhấp vào OK trên hành lang cửa số Outlook Options.
Bước 4. Sử dụng công nạm dọn dẹp Cleanup Tool của Outlook
Những email có xu thế trở thành đầy đủ cuộc đàm thoại hơn. Nếu như bạn đã tham gia vào một trong những hội thoại e-mail mà chúng ta và người nhận đã trả lời qua lại và tạo thành một loạt các lá thư. Khi chúng ta trả lời một email, vấn đáp của các bạn sẽ xuất hiện nay trên đông đảo lá thư lúc đầu và toàn bộ các thư trả lời trước đó. Thật ko may, tất cả những lá thư vấn đáp đó sẽ làm cho đầy những thư mục của bạn - làm cho mình khó khăn hơn để tìm thấy phần lớn lá thư mà các bạn cần.
Outlook gồm một chiến thuật với nguyên lý dọn dẹp Cleanup Tool này. Biện pháp này bóc ra hầu hết lá thư dư thừa, vì chưng vậy nó vứt bỏ những lá thư trước kia không bao hàm những thư trả lời mới nhất. Bạn sẽ không mất đi ngẫu nhiên thông tin nào, bởi vì tất cả những tin nhắn trước của khách hàng đã được bao gồm trong lá thư new nhất.
Chúng ta hãy coi nó chuyển động như cố nào nhé. Vào thư mục From My boss dưới đây, tôi tất cả hai thư của cùng một cuộc trò chuyện cùng. Thư đầu tiên có cái chủ đề "New Work." Lá thư sau bao gồm dòng chủ thể "Re: RE: RE: New Work:"
Bạn có thể sử dụng công cụ Cleanup Tool để dọn sạch mát một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục và thư mục con. Trong trường hòa hợp này, shop chúng tôi sẽ thực hiện nó để triển khai sạch thư mục From My Boss.
Nhấp vào folder để chọn nó. Nhấp vào mũi tên xuống bên trên biểu tượng Cleanup Tool. (It"s bên trên tab Home ở phía bên trái của biểu tượng Delete.) các bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống Cleanup:
Chọn tùy chọn Clean Up Folder trên trình đối chọi thả xuống. Một hộp nói sẽ lộ diện cảnh báo với chúng ta rằng số đông lá thư dư thừa sẽ ảnh hưởng xóa. Nhấp vào nút Clean Up Folder trong hộp nhắc. Thư cội được xóa bỏ :
Thư gốc sẽ ảnh hưởng xóa bởi vì nó là dư thừa với lá thư mới nhất. Đây là tính năng đặc biệt hữu ích nếu bạn đã sở hữu rất nhiều cuộc hội thoại e-mail trong vỏ hộp thư mang đến của bạn.
Lưu ý: Những thông điệp email chứa một yếu tố không giống nhau-có lẽ là một trong những thư vấn đáp từ bạn nhận khác nhau hoặc một tệp đính kèm — sẽ không biến thành xóa chính vì chúng không thỏa mãn nhu cầu được yêu ước là trở yêu cầu dư thừa.
5. Tổ chức các Email của khách hàng với sự làm chủ hộp thư đến tốt hơn
Bạn ít có tác dụng để tất cả một hộp thư mang lại lộn xộn vào MS Outlook nếu như bạn đang thực hiện cai quản email tốt. Mày mò về làm cố nào để sút lộn xộn trong vỏ hộp thư thư điện tử đến của người sử dụng với e
Book miễn giá thành của bọn chúng tôi:
Kết luận
Bây giờ mà các bạn đã học được cách tổ chức triển khai Outlook bằng những thư mục, vỏ hộp thư email của người tiêu dùng nên gọn gàng hơn. Bạn đã và đang học được gần như điều cơ bạn dạng về sử dụng những thể loại màu của Microsoft Outlook với hiểu tầm đặc trưng của tàng trữ hoặc xóa các thư cũ.
Xem thêm: Bài văn tả quyển sách giáo khoa tiếng việt lớp 4 tập 1, tả quyển sách tiếng việt lớp 4 tập 2 (6 mẫu)
Là một tín đồ kinh doanh, các bạn sẽ đánh giá bán cao tài năng sử dụng hộp thư Outlook của công ty một cách hiệu quả hơn do nó bao gồm tổ chức. Hơn hết là, bạn sẽ không phải lo ngại về việc bỏ dở một thư điện tử quan trọng.